Las archiconocidas 5S
Una de las herramientas más conocidas, de las más antiguas dentro de los procesos de Mejora, son las archiconocidas 5S. A pesar de lo que pueda parecer, siguen siendo una de las búsquedas estrella en los buscadores de internet para temas de Mejora e incluso, dentro de nuestro ranking de posts que se puede ver en el lateral habitualmente del blog, suele estar entre los más vistos, sino el que más.
Enfocada a la Mejora de la Organización de los lugares de trabajo, se compone de diferentes pasos a aplicar y seguir, uno por cada S, hasta un total de 5. Por hacer una breve introducción a las mismas, nos encontraríamos con la 1ª S o Seleccionar, 2ª S o Ordenar, 3ª S o Limpieza, 4ª S o Estandarizar y 5ª S o Mantener. Las traducciones que se hacen desde los nombre originales en japonés tienen diferentes «adaptaciones» pero al final los conceptos detrás de los mismos son muy parecidos, o lo deberían ser.
Normalmente se aplica en un área «piloto» donde se crea un grupo de trabajo que dedica unos días de manera intensiva para aplicar la herramienta.
Es una herramienta muy sencilla, muy atractiva y muy «rentable» en cuanto a impacto visual:
- La actividad sigue unos pasos sencillos que, sobretodo los 3 primeros, son muy próximos a lo que haríamos cualquiera de nosotros en caso de tener que realizar una organización y limpieza.
- Es una actividad física y de movimiento lo que gusta mucho a gente acostumbrada a estar movíendose activamente en su jornada laboral.
- Se ven cambios significativos y visuales en el área por lo que la gente percibe que algo «está cambiando». Otras herramientas pueden tener mejores resultados a nivel de indicadores pero pueden ser menos visibles.
- La herramienta permite mejorar muchas pequeñas cosas en el área a las que nunca se les ha prestado atención y eliminar varios de los mudas, sobretodo de desplazamiento, que podamos encontrar en el área.
El motivo del post viene por el momento en que la cosa se pone seria y nos planteamos avanzar en la 4ª y 5ª S que son las que realmente marcan la diferencia. Hasta ese momento podemos haber realizado diferentes de acciones asociadas a las 3 primeras S pero, normalmente, son de pequeño calado (las de gran calado o inversión son las que más se retrasan) y no afectan demasiado a la manera de trabajar del personal del área aún no se incide de manera sistemática en el mantenimiento de las condiciones conseguidas en las 3 primeras S.
Pero la necesidad de generar estándares, como podrían ser los de limpieza, la auditoría que revisa el cumplimiento de lo establecido, etc. sistemas para ayudar a mantener el nivel de 5S conseguido en la actividad, provocan que la gente del área, haya o no participado en la actividad, vea que su manera de trabajar, de gestionar su lugar de trabajo, cambia respecto a lo anteriormente establecido. Es en este momento cuando puede aparecer el mayor rechazo a la actividad aún habiendo realizado una comunicación y/o formación.
Al decidirnos por dar estos últimos pasos de la herramienta, es cuando realmente estamos aplicando las 5S, cuando estamos provocando los cambios que toda actividad de Mejora requiere. Por supuesto requerirá dosis de paciencia e insistencia al personal hasta que se consiga también el cambio cultural en que se mantenga el área de manera continuada en un nivel aceptable de 5S
Al finalizar este post me gustaría que nos planteáramos: «¿Estoy haciendo realmente 5S?
