5 Vacunas para la pandemia del Overwork en la era del trabajo híbrido

La sobrecarga de trabajo es creada por los mismos que hablan y hablan de ella.

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Llevamos más de 18 meses escuchando la 5a palabra más de moda detrás después de COVID, remoto, híbrido, y agile. Bien, la quinta posición es para:
  • overwork
  • sobretrabajo
  • carga de trabajo
Una auténtica pandemia, en este caso, empresarial.

En estos 18 meses, nos sentimos muy afortunados de haber podido ayudar a 53 organizaciones (hasta el día de la publicación de este artículo) a dar forma a sus nuevas formas de trabajo híbrido, habiendo previamente identificado las diferentes cepas que producen su sobrecarga de trabajo en el día a día.

La secuenciación de genomas de la sobrecarga de trabajo en empresas infectadas por todo el mundo nos ha permitido el desarrollo de un árbol filogenético de sus distintas cepas y encontrar vacunas efectivas y sin efectos secundarios. Bueno si, con un efecto secundario común, la inmunidad: conseguir formas de trabajar híbridas sanas, para siempre.

Cepa #1

Casitas estratégicas con poco más que bonitas intenciones

“Vamos a bajar la estrategia a planes de acción”

¿Qué planes se pueden sacar de una estrategia con pilares que dicen algo así como “ser la empresa referente en …..”?

El resultado son bonitas hojas de powerpoint que nos compartimos unos a otros en eventos molones. Al día siguiente, las hojas de powerpoint son un documento más consumiendo espacio en la nube. Los planes de acción se suman a la larga lista de frustraciones que la distancia entre el decir y el hacer generan.

Por suerte, hay una vacuna infalible:

Vacuna #1

OKR

OKR que traducen las intenciones de las casitas en compromiso, ownership y ejecución.

¿Qué son los OKR?
OKR: Objectives and Key Results.

Para los que lo prefieran en el idioma de cervantes para eliminar “la barrera del idioma”
ORC: Objetivos y Resultados Claves.
P.D: Recordarnos que otro día hablemos de la robotización humana y del proteccionismo ridículo en las empresas, al mismo tiempo que los robots son cada vez más capaces de pensar más y mejor que los humanos.
Una vez superada la barrera lingüística, los OKR nos ayudan a superar la superficialidad e indefinición de las estrategias en métricas e impactos claros a conseguir.

Vamos a resumir el efecto de esta vacuna con la frase que más nos repiten los comités de dirección y los equipos después de traducir las estrategias en realidades:

“Creíamos que estábamos alineados pero en realidad cada uno entendía algo distinto de la estrategia”

Por cierto: estrategía que se han pasado, normalmente, entre tres y seis meses definiendo.

Imaginad lo que significa eso en una organización de 10.000 personas; 10.000 interpretaciones distintas, 10.000 personas con la ilusión de moverse en la misma dirección y finalmente encontrarse en otro destino. No hay nada que genere más sobrecarga de trabajo que trabajar en cosas que no van a servir para nada, o para muy poco.

La vacuna es bien sencilla: OKR (ojo con los manuales que hay por Google de OKR que será peor el remedio que la enfermedad).

Para entenderlo, es suficiente con esta frase de Gianpaolo Santorsola, Executive Vice President de Adevinta.

Con OKR, la estrategía la ejecutamos cada día
y la revisamos cada semana

Vamos a por la segunda cepa:

Cepa #2

Off-sites para crear flipcharts de buenas intenciones

¿Cuántos equipo de liderazgo o empresas han cambiado sus comportamientos después de un off-site en el que se han rellenado una docena de flipcharts con buenas intenciones sobre lo que mañana todos sabemos que no vamos a hacer?

Ya os decimos nosotros la respuesta: cero.

Hay otra manera de hacer las cosas:

Vacuna #2

Manifiesto, Dailys y retrospectivas semanales de liderazgo con Radical Candor

Hay un vacuna infalible: definir, en 30 minutos, simples manifestos con 3 reglas del juego sobre las que todos nos vamos a retar y comprometer, revisarlas en weeklys de 20 minutos donde cada semana revisamos cada regla del juego y nos damos feedback con Radical Candor: sin empatía ruin, sin agresiones detestables, sin insinceridad manipuladora. Solo con honestidad radical, apreciádonos y retandonos para mejorar.

El feedback son datos.

Los datos que permiten a una organización
aprender y ser la mejor

¿No tenemos tiempo para darnos feedback y mejorar? ¿No tenemos tiempo para asegurar que hacemos lo que hemos puesto en un powerpoint que vamos a hacer?

Con un off-site o una conferencia esteril menos al año nos da para todo un año de weeklys de 20 minutos. Lo sabemos, la verdad a veces duele.

Vamos a por la cepa del show Agile del momento:

Cepa #3

Certificaciones Scrum y toda su familia de variantes

Esta es una de las más tristes y tristemente transmitidas: las certificaciones Scrum, Kanban, SAFE y toda su lamentable familia de variantes.

Uno de los últimos titulares ridículos que leemos mientras escribimos este post decía algo así como: “you will achieve the European Accreditation for Scrum and…”

La realidad de este show de las certificaciones Agile está empezando a superar la ficción.

¿Alguién ha transformado una organización con certificaciones? La respuesta es no.

¿Os acordáis del first certificate? Pues esto es el equivalente. Solo hay que cambiar “English” por “Scrum, Agile y demás” y ya tenéis la respuesta.

Nos encontramos día a día, profesionales, buenos profesionales, certificados en Scrum que han aprendido todos los rituales tayloristas y deterministas de Scrum con una gran incapacidad para saber que hacer el día después de la certificación.

Es triste, invierten su tiempo en certificaciones que les llenan su cabeza y su linkedin, pero que no les permite cambiar el status quo del día a día ni acompañar a las personas de su organización hacia una forma de trabajo verdaderamente más ágil y flexible.

Vacuna #3

Impacto, on-the-job

Simple: ponerse al lado de las personas y hacer las cosas mejor, juntos. Enseñarles a tener más impacto, cogiendo al impacto por los cuernos, no hablando de él.

Planificar, hacer, medir, aprender e iterar, o seguir haciendo. Que lo de iterar se ha puesto de moda, y no siempre es necesario. A veces las métricas responden y hay que seguir, seguir, seguir y seguir para aprovechar el momentum y profundizar en el impacto.

La resiliencia y la perseverancia han dejado de estar de moda cuando son tan o más necesarias que la iteración. El GRIT es el gran aliado ausente en nuestros tiempos.

Las oficinas son los fax de los 90

No acabamos aquí, vamos a por la cepa madre del postureo:

Cepa #4

Conferencias y foros de come croquetas

El gap entre lo que se dice en los foros de RRHH y empresariales y lo que se hace en los departamentos de RRHH y las empresas es creciente y preocupante. Muy preocupante.

Si nos pasamos todo el día de foro en foro, ¿cómo no van a tener los equipos y nosotros mismos sobrecarga de trabajo? Menos foro y más foco.

Menos foro y más ppl ( no ppt). Veamos entonces qué es ppl.

Vacuna #4

Polinización y pair learning

La mejor manera de mejorar es aprendiendo de las mejores prácticas de otros. De otros, que al día siguiente se pueden poner a tu lado a ayudarte a hacerlo.

Para ello, las sesiones de polinización donde diferentes grupos explican la mejor manera que han obtenido para conseguir un resultado, son sesiones tan efectivas como brillantes.

Un requisito, que los equipos que comparten, pongan el conocimiento al servicio de los demás al salir de esas sesiones. ¿Cómo? con Pair Learning: personas que aprenden de otras impactando juntas.
"ActioGlobal ha sido muy importante para introducir una metodología que nos permitiera ordenar, alinear y medir el progreso de negocio en una organización compleja como la nuestra con casi 100 equipos multidisciplinares."
David Manchón Mauri
Director General Comercial Adevinta
(Fotocasa, Infojobs, Habitaclia, Coches, Milanuncios)

"Esto es especialmente difícil en una organización que no sólo es matricial, sino que incluye al menos cuatro negocios diferentes en una misma organización. En este contexto, dirigir un área transversal como la que yo dirijo, que tiene dependencias con muchas áreas verticales, presentaba problemas importantes. Por un lado, los equipos de producto olvidaban a menudo incorporar el input comercial y, por otro, los equipos comerciales tenían dependencias de otros equipos de la compañía y costaba que fueran considerados dentro de las tareas a desarrollar por parte de los otros equipos. El trabajar con el framework de ActioGlobal, planificando trimestralmente en base al cumplimiento de unos objetivos y unos OKR, donde hay un trabajo previo de comunicación entre equipos, en los que se deben alcanzar handshakes y donde los equipos multidisciplinares tienen que incorporar personas de ventas si el cumplimiento de los OKR lo requiere, ha permitido solucionar en gran medida los problemas anteriormente mencionados.

No menos importante ha sido el rol que ha jugado esta metodologia en un momento tan especial como la pandemia, con los equipos trabajando en remoto."

"Trabajar con este framework ha sido la clave que ha permitido que la maquinaria no parara durante la pandemia"

Una fórmula tan sencilla como efectiva. Mientras los robots aprenden unos de otros a velocidades exponenciales, nosotros los humanos, no nos podemos permitir el lujo de no multiplicar nuestra inteligencia. ¿No tenemos tiempo para las polinizaciones?

Un foro menos al año nos da para seis meses de polinización, mejora e impacto en la organización. No hay excusas

Vamos a acabar a lo grande, con la estrella del comecocos y come tiempos de nuestros tiempos:

Cepa #5

Powerpoints para reportar el pasado

Este es el virus más letal. En nuestros diagnósticos más recientes, hemos llegado a encontrar líderes y personas de sus equipos que dedican más de un 35% de su tiempo a hacer powerpoints. Powerpoints que no son para definir que van a hacer en el futuro sino para reportar lo que ya han hecho en el pasado.
Es decir,

14 horas diarias, 728 horas anuales

pérdidas en explicar lo que hemos hecho
y no podemos cambiar.

¿Y quién se ocupa de lo que tiene que pasar? Esperaríamos que no fuesen las personas que tienen sobrecarga de trabajo en su día a día. Esperaríamos, pero lamentablemente lo son.

Vamos a por el antídoto:

Vacuna #5

Obsesión con el futuro

Planes y ejecución obsesionada con el futuro.

Imaginad disponer de tres meses más al año que vuestros competidores para ganarles con planes focalizados en lo salvajemente importante. Imaginad tener 91 días más al año que el resto para llevar a cabo una ejecución exquisita en los puntos de venta o entrega del servicio o producto

Pues la verdad es que es muy sencillo conseguirlo. Hay que cambiar cada minuto invertido en un powerpoint por tiempo dedicado a focalizar y ejecutar el futuro, con OKR definidos como impacto, no como actividad y con una regla básica, en las reuniones no hablamos del pasado, utilizamos los aprendizajes de éste para sincronizarnos hacia el futuro y ejecutar midiendo.

Para acabar, os compartimos algunos principios básicos que hemos aplicado para proteger a las organizaciones de futuras cepas y variantes del overwork:
8
principios para acabar
con el overwork

1.

Una reunión solo es necesaria cuando hay un resultado claro por conseguir

por ejemplo, tomar una decisión ante varios escenarios bien definidos con datos.

2.

Las personas van a reuniones solo si tienen una responsabilidad clara

antes, durante y después de su realización.

3.

En las reuniones se habla de hechos y datos

con transparencia y honestidad radical, evitando politiqueos.

4.

Las reuniones son para tomar decisiones que cambien el futuro

no para reportar el pasado.

5.

Los líderes no asisten a las reuniones para ser reportados del trabajo realizado

sino para entender qué grado de confianza tienen las personas-equipos para conseguir los objetivos y desbloquearles en aquellos puntos que están fuera de su alcance.

6.

El powerpoint no es necesario para tomar decisiones

y, si se utiliza, debe ser lo más escueto posible, en formato one-page y con cifras que nos ayuden a la toma de decisiones.

7.

El estándar de reunión debe ser de 15 minutos

no de una hora.

8.

La comunicación interna debe ser a través de canales abiertos, no mails

La transparencia radical, siempre que sea posible, es un buen antídoto contra los silos y los despilfarros.

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