Casi nadie duda de que el trabajo en equipo es importante. Ahora, afirmar que sabemos sacar rendimiento al trabajo en equipo, no todo el mundo puede hacerlo. En este artículo te ofreceremos las técnicas.
Cuando realizamos procesos de transformación Lean, en ActioGlobal sabemos muy bien la importancia que tiene el trabajo en equipo. Porque su rendimiento es directamente proporcional a la velocidad de la transformación.
Dominar las técnicas de trabajo en equipo son, por tanto, fundamentales para obtener los resultados esperados y para la satisfacción del cliente.
En este artículo compartimos algunos de los elementos clave para dominar las técnicas del trabajo en equipo, daremos un breve paseo por la psicológica que hay detrás del trabajo en equipo, y terminaremos con los beneficios que se obtienen trabajando en equipo en algunas de las actividades que realizamos en entornos Lean.
Metodología de trabajo en equipo
Como definición preliminar, debemos comprender que el trabajo en equipo es una herramienta o un dispositivo que las organizaciones ponen en funcionamiento para conseguir un resultado. Este resultado dependerá directamente del rendimiento del trabajo que realice el equipo.
Las empresas que han conseguido un estado de HPO (High Performance Organization) son muy conscientes de la definición anterior, y le dan mucha importancia al rendimiento de todas las actividades en equipo que se celebran en la empresa, como pueden ser las reuniones diarias de 5 minutos, las actividades Kaizen, las sesiones de Hoshin Kanri para definir y desplegar las estrategias, o las actividades de formación planificadas.
Tres componentes básicos del trabajo en equipo
Este enfoque de Proceso nos permite describir las técnicas del trabajo en equipo a través de los 3 componentes básicos: input (entrada), el proceso en sí mismo y output (resultado), lo que a su vez descubre los elementos clave asociados:
- Las entradas (input): toda actividad que requiera juntar a varias personas para que trabajen en equipo requiere de tener la información adecuada para que el proceso la pueda procesar correctamente.
- El proceso ‘trabajo en equipo’ debe ser lo más eficiente posible para que el resultado (output) sea el mejor posible. Para que este proceso sea verdaderamente eficiente debemos controlar los 4 elementos siguientes:
- Los objetivos que se buscan en el proceso (trabajo en equipo) deben estar claros desde el principio. ¿Para qué nos juntamos? ¿Cuál es el problema? ¿Cuál es la mejora?
- El escenario (el medio) que se ofrece al equipo para trabajar debe ser el adecuado: un lugar definido para la actividad, unas reglas del juego bien definidas y pactadas con anterioridad, y un sistema de comunicación sencillo y eficaz, basado en la Gestión Visual.
- El método del trabajo para la actividad debe estar muy claro, es decir estandarizado, con una agenda clara, un ritmo definido, con espacios para el debate y espacios para la síntesis, y con los roles de los participantes muy claros.
- Las personas que forman parte del equipo, y por tanto del proceso deben ser las adecuadas, en número, en capacidad, en diversidad, en potencialidad y en actitud.
- El resultado (output): debemos saber qué entrega el proceso, cuál es el resultado. Este puede ser el número de acciones derivadas del mismo, ahorros potenciales, estándares realizados o modificados, número de personas formadas, incremento de mejora de un KPI, etc.
¿Cómo nos comportamos cuando estamos en un equipo?
Uno de los maestros de la psicología grupal (Kurt Lewin: 1890-1947), nos proporciona en uno de sus textos la frase siguiente:
«Las variaciones individuales del comportamiento humano con relación a la norma son condicionadas por la tensión entre las percepciones que el individuo tiene de sí mismo y del ambiente psicológico en el que se sitúa, el espacio vital».
1 Lewin, K. (1939).»Teoría del campo y experimentación en psicología social
También nos dice que cuando estamos en grupo, en un ambiente determinado y con una tensión determinada, las percepciones cambian. Y es justamente en ese momento de cambio de percepción donde se libera el potencial y el Talento de las personas. Es ese Talento el que debemos preservar con el aprendizaje de las técnicas del trabajo en equipo.
Objetivo de ActioGlobal – Que nuestros clientes avancen en la Transformación Lean
Ese es el tesoro que buscamos en las técnicas del trabajo en equipo, y ese es nuestro objetivo en Actio. Que las personas pongan su Talento al servicio de la organización para avanzar en el proceso de transformación Lean.
Prácticamente en todos los sectores de actividad, hemos pasado de producir grandes cantidades de pocas referencias a pocas cantidades de muchas referencias. Este fulgurante cambio de escenario ha obligado a las empresas a utilizar el Talento de sus trabajadores para mejorar los resultados en detrimento de las costosas inversiones en maquinaria (Toyota es el ejemplo más claro).
La gestión de las personas ha sido y seguirá siendo durante muchos años, la ventaja competitiva de las empresas. Para ello los departamentos de Recursos Humanos deben evolucionar y proporcionar las herramientas adecuadas que gestionen las emociones de los trabajadores, y para que, a través del trabajo en equipo, liberen el Talento que atesoran.
Para las empresas que tienen dificultades en realizar esta transformación, les recomendamos que pidan ayuda a empresas de consultoría externas. Un buen coach de transformación Lean es sin duda rentable.
Beneficios del trabajo en equipo
Los beneficios que se obtienen con el trabajo en equipo son muchos y diversos en función de la actividad grupal que se desarrolle.
A continuación, describimos brevemente 3 de ellas:
- Actividades Kaizen: son actividades grupales en modo Workshop (Taller) que buscan, a través de una metodología definida, obtener una mejora demostrable en una zona concreta de la empresa (línea de producción, departamento, proyecto, etc.).
Estas actividades ponen los servicios de apoyo de la empresa (calidad, seguridad, procesos, etc.) y a los cuadros (mandos intermedios y directivos) al servicio del Gemba (terreno) para que la mejora se realice ‘libre de desperdicios’, es decir de manera rápida y eficaz.
Los beneficios que se obtienen de esta actividad son claros:
- Mejora en la comunicación de los problemas reales del terreno
- Se resuelven los problemas rápidamente
- Favorece el trabajo en equipo, al romper con las barreras departamentales.
Aprendizaje a través de la formación
- Dinámicas de Formación: son actividades grupales que buscan acelerar el aprendizaje a través de una formación teórica y de unas actividades prácticas en grupo, que buscan la puesta en marcha real de los conocimientos adquiridos, en un escenario de tensión controlada, donde se promueve la competencia beneficios que se obtienen de esta actividad son:
- Aprendizaje real de conceptos clave, al posicionar a los miembros del equipo en una situación de aprieto (reto).
- Aprendizaje por imitación, de los equipos más retrasados a los equipos más aventajados.
- Aceleración del proceso de aprendizaje, poniendo al servicio de la empresa, un mayor número de formadores (Mentores).
- Hoshin Kanri: es una herramienta grupal que busca definir la estrategia de la empresa a largo plazo y a desplegar los indicadores clave (KPI) a lo largo de todos los departamentos y secciones de la empresa. Esta es una actividad costosa en recursos (tiempo y número de personas), pero con unos beneficios inmensos a medio-largo plazo, como son:
- Mejora del liderazgo y la comunicación, dado que toda la empresa comprende las decisiones que se toman.
- Incremento del desarrollo de las personas, porque son ellas mismas las que piden formación allí donde saben que no llegan, en base a los objetivos que ha adquirido su departamento o sección.
- Aumento de la rentabilidad del negocio (EBITDA), puesto que todos los trabajadores están orientados a un objetivo común, dejando de lado las discusiones etéreas, y focalizándose en lo importante.
Cada una de estas técnicas requiere, como decíamos, de un liderazgo interno, pero inicialmente, cuando no se dominan, de un liderazgo externo que enseñe los elementos clave del trabajo en equipo, y la vertiente psicológica del mismo.
A su disposición para ayudarles a ser una mejor empresa, a convertirse en una HPO (High Performance Organization.
