Independientemente del enfoque o del tamaño de una organización, a menudo la comunicación se identifica como un área de mejora organizacional. Paradójicamente, esta carencia sobrevive durante décadas estando más presente que nunca en la agenda de los comités de dirección. La pregunta es:
¿Cómo puede ser que en la era donde compartir información es más sencillo que nunca antes, la comunicación efectiva continúa siendo un reto empresarial tan común?
¿No parece sorprendente que justo cuando más sencillo es compartir información, las organizaciones no hayan avanzado en ofrecerles a sus empleados un marco comunicativo efectivo?
En muchos sentidos, no es sorprendente. Las preferencias de comunicación varían entre individuos; algunos prefieren la información escrita, otros la comunicación visual, y otros muchos la comunicación verbal.
Los intereses también pueden variar; lo que un colaborador quiere o necesita saber, puede diferir mucho de lo que importa a otra persona. De la misma manera, la comunicación sigue dependiendo en gran medida de las personas, y la carencia de un marco de comunicación efectivo, hace que cada líder utilice su “manual” y sus interpretaciones, lo que puede provocar que el flujo, tipo y cantidad de información, puedan variar significativamente entre los departamentos y las ubicaciones donde trabajan los diferentes empleados.
Comunicación efectiva y de alto rendimiento.
A pesar de estas variaciones en las preferencias y prácticas de comunicación, las organizaciones de alto rendimiento nos han enseñado que existe un camino directo hacia una mejor comunicación organizacional.
Nuestra investigación y trabajo en ellas durante los últimos catorce años, nos ha permitido descifrar modelos y metodologías efectivas para su desarrollo, que enmarcamos bajo las cuatro características fundamentales de la comunicación de alto rendimiento:
Veamos brevemente qué hay detrás de cada uno de estos ejes que definen las características de la comunicación organizacional de alto rendimiento:
Consistente – Comunicación regular y predecible en cualquier circunstancia.
Asegurar que la comunicación ocurre regularmente y de manera predecible, es esencial para crear confianza en los colaboradores y equipos de una organización. Para ello, se puede seleccionar entre varios enfoques para mejorar el flujo de información a través de las organizaciones. Algunas de nuestras preferencias por haber demostrado mayor efectividad organizacional: el blog del C-Suite, newsletter semanal, píldoras de liderazgo, town hall meetings trimestrales, y desayunos con la dirección.
Sea cual sea la opción elegida, lo más importante es que los líderes, antes de comprometerse, consideren cuidadosamente la capacidad de cumplir, sin desviaciones, con los compromisos que de ellas se desprenden. De lo contrario, el anuncio de una nueva iniciativa que no se ejecute como se esperaba, o que no se mantenga durante un período de tiempo significativo, solo servirá para quebrantar el marco de confianza mutua que se pretende mejorar con la comunicación.
En esa consistencia también se debe considerar, por ejemplo, el seguimiento y la presentación de informes sobre los temas anteriormente discutidos, en los que se planificaron futuras acciones o desarrollos. De la misma forma, asegurar la conveniente respuesta a cualquier pregunta derivada de la comunicación organizacional es un aspecto fundamental de consistencia.
Confiable – Comunicación honesta en sus intenciones.
Una comunicación honesta es fundamental para crear una cultura de transparencia organizacional.
Incluso cuando la comunicación se efectúa regularmente, si no se dirige a los intereses de los colaboradores o no se dirige a lo que realmente es relevante en el día a día de la organización, nuestros equipos pueden sentirse alienados o incluso engañados por una comunicación alejada de la realidad de la organización.
En este sentido, puede también suceder que un asunto de actualidad pueda tener un marco incierto, o no se pueda discutir completamente. En esta situaciones, los colaboradores aprecian el reconocimiento de sus líderes del asunto, aun cuando no se conocen o no se puede comunicar gran parte de la información referente a éste.
Una declaración honesta sobre lo que se conoce, y sobre lo que se puede compartir con un plan de comunicación ayudará a establecer la honestidad como un valor de la comunicación organizacional.
Conveniente – Oportuna en el tiempo.
Otra forma de garantizar que las comunicaciones de la organización son convenientes y significativas es esforzarse por su oportunidad en el tiempo, es decir, por su puntualidad. En este sentido, debemos de entender la oportunidad en tres fases del tiempo:
- Antes: ¿Qué información o preparación debe proporcionarse a los colaboradores y equipos para que estén bien posicionados para innovar, satisfacer las necesidades del futuro y aprovechar las oportunidades clave que este pueda proporcionar?
- Durante: ¿Qué está sucediendo que puede provocar preguntas de los colaboradores y equipos que requiere más información?
- Después: ¿Qué hitos se han logrado recientemente que pueden ser celebrados, aprendidos o compartidos para construir sobre ellos?
Las organizaciones normalmente tienen espacio para mejorar las comunicaciones en cada una de estas fases, pero la fase de «durante» puede ser particularmente difícil cuando algo está sucediendo que no está totalmente claro o provoca inquietud entre los equipos.
En estos casos, de nuevo, comunicar sobre la información conocida de manera oportuna es mejor que no decir nada hasta que se conozca cada respuesta. Los rumores son el peor enemigo de la comunicación organizacional de alto rendimiento.
Colaborativa – conectadora de creatividad y talento.
Garantizar que una organización comparta información relevante de manera consistente, confiable y oportuna, es fundamental para una comunicación organizacional de alto rendimiento. Pero no es suficiente.
Para crear un ecosistema de confianza mutua y compromiso real, la comunicación debe ser una conversación que conecte jerarquías, divisiones funciones, localidades, siempre en ambos sentidos.
Por nuestra experiencia en el desarrollo de equipos globales de alto rendimiento, las redes sociales corporativas proporcionan el entorno perfecto para ello. Sin embargo, para hacer la conversación posible, los líderes juegan un papel fundamental como role models, eliminadores de miedo y conectores de oportunidades en ellas.
Cuando esto sucede, las conversaciones en las redes sociales corporativas crean vínculos de aprendizaje, colaboración, reaplicación e innovación.
