A3 Project Management?

La mayoría de organizaciones que trabajan en un entorno de mejora continua utilizan una serie de formatos de trabajo a modo de ‘project charter’ que resultan de gran utilidad para el seguimiento de proyectos. Se trata de técnicas que combinan la posibilidad de aglutinar todos los datos relevantes de un proyecto con la simplicidad de presentarlos en un único formato. Estas características convierten a estos documentos en una formidable herramienta de comunicación interna entre el equipo y la dirección, al mismo tiempo que permite mantener a todos los implicados alineados alrededor de unos objetivos comunes.

El documento ‘A3’ es la herramienta perfecta para la gestión de proyectos de alcance reducido. Es una metodología que, cuando se utiliza correctamente es, más que un formato de trabajo, todo un sistema de análisis, comunicación y seguimiento de acciones. En efecto, es necesario reflexionar sobre aquellos aspectos relevantes a transmitir sobre un proyecto determinado para ser capaz de sintetizarlo en una única hoja de tamaño DIN-A3 incluyendo una explicación de los siguientes campos: 

• Propósito del proyecto. En este campo inicial, los implicados en el proyecto determinan los objetivos, indicadores, alcance de la actividad y la selección del equipo de trabajo.


• Estado actual. La descripción del problema y los detalles del estado actual constituyen la primera actividad que desempeña el equipo de proyecto.


• Estado futuro. Partiendo del estado actual y utilizando como base de trabajo los indicadores y objetivos definidos por el líder del proyecto, el equipo debe esbozar un estado futuro objetivo.


• Análisis de diferencias. Utilizando como base el estado actual y en contraposición con el estado futuro el equipo debe hacer una valoración de las diferencias entre ambos estados. Este estudio comparativo nos proporciona toda la información indispensable para elaborar la proposición de acciones y medidas correctivas necesarias.


• Propuesta de mejoras. Del estudio anterior se desprende el programa de mejoras a desarrollar durante la semana de actividad.


• Estandarización. De conformidad con los resultados de todo el trabajo descrito en los apartados anteriores el equipo debe generar la documentación pertinente y poner en marcha la formación necesaria para que todo el personal pueda desempeñar su trabajo en el marco requerido por las modificaciones efectuadas en el proceso.


• Resultados. Es necesario verificar los resultados obtenidos al finalizar la semana de actividad y posteriormente mes a mes a lo largo del tiempo previsto para completar la implementación de acciones. Se conoce como ‘estado confirmado’ al resultado de los indicadores al cierre de la actividad, tres meses después de la implantación de las acciones.


• Lecciones aprendidas. Finalmente, el equipo debe abrir un proceso de reflexión sobre la actividad realizada en este taller para explorar la posibilidad de extender la implantación de las acciones a otras áreas similares (expansión horizontal) o para proponer mejoras adicionales, aplicables al desarrollo de la actividad objeto del taller de mejora.

Lógicamente, al tratarse de un formato libre, es posible modificar alguno de los puntos del documento en función del tipo proyecto. Lo importante es que, quien utilice el formato vea la historia completa del problema que se está tratando, desde su planificación inicial hasta su verificación. De este modo, utilizando sólo el documento como guion de trabajo el equipo es capaz de entender toda la historia vivida a lo largo del proyecto.

A pesar de todos los beneficios asociados a trabajar con una herramienta de gestión como el ‘A3’, habitualmente los equipos de proyecto prefieren trabajar con hojas de cálculo inacabables que trasladan periódicamente a interminables presentaciones de ‘power point’ para explicar el estado de los proyectos de la empresa, internamente a la dirección o externamente, al cliente.

Esto es así porque la simplificación de procesos y documentos no siempre se percibe como un aspecto positivo: el uso sistemático del ‘A3’ requiere el desarrollo de una capacidad de síntesis que habitualmente el equipo de proyecto no quiere trabajar:  ante la disyuntiva de reducir el volumen de datos a presentar o aumentar el tamaño del informe, los equipos de proyecto prefieren la segunda opción. Al fin y al cabo, es más probable recibir una recriminación por obviar un dato que alguien, en otro estamento, considera relevante que encontrarse ante esta indeseable situación como consecuencia de un exceso en los datos aportados.

Es obvio que el formato ‘A3’ no es de aplicación universal, para todo tipo de proyecto. Pero, para ciertos proyectos de alcance limitado en los que el equipo deba mantener un contacto frecuente para determinar las acciones a implantar, es con toda probabilidad una de las mejores metodologías que puede utilizar.