Aprovechando el estreno de la segunda parte de la nueva hornada de la saga Star Trek, me vino a la cabeza la necesidad de que los puestos en la cadena de mando puedan ser cubiertos en ciertos momentos.
Por motivos argumentales es habitual que el capitán Kirk o alguno de los miembros del puente de mando de la nave Enterprise tengan que abandonar su puesto o función pero inmediatamente son sustituidos por el siguiente en la escala de mando, sin necesidad de formación ni explicación, y de una manera muy natural, aunque en algunos casos como con el oficial Chekov con alguna dificultad que otra.
Esto que parece justificado por ser una ficción es también muy común en las estructuras militares dónde la necesidad, sobretodo en ambientes de combate, provoca que no haya más alternativa que una definición clara de funciones y un suplente, un back-up, que pueda estar disponible prácticamente de inmediato.
Asunción del mando
En el periodo vacacional es cuando más se hace evidente en las empresas las carencias en la cobertura de las funciones del personal que, durante unos días o semanas, desaparece de la empresa para disfrutar de unos días.
En algunos casos, sumado a la falta de personal en el periodo de vacaciones ,se suman los problemas que provocan que haya funciones que queden “descubiertas” ya que no las realiza nadie. Y a pesar que se intenta dejar el trabajo programado a más largo plazo, inevitablemente el plan inicial que se planteó acaba erosionándose con el día a día en el que se producen cambios inesperados (nuevos pedidos no previstos, problemáticas que aparecen, etc.)
Como es lógico, cuanto más alto se esté situado dentro de la estructura organizativa, más difícil es tener sustitutos y el poder realizar las tareas correspondientes pero también es de los más críticos si afectan a la operativa diaria de las organizaciones.
Algunas recomendaciones para poder disponer de un buen back-up serían:
- Definición de la personas adecuadas para realizar el back-up o un reparto de sus funciones y tareas entre diferentes personas. Han de ser personas familiarizadas con las funciones que tengan que asumir y con los conocimientos y capacidades como para realizarlas.
- Correcta definición de las tareas, funciones y responsabilidades (job description).
- Estándares de las tareas principales (Standard Work)
- Plan de formación para el back-up: más que una formación reglada o teórica se trata de conocer las tareas que se han de realizar. Lo ideal sería que la misma persona a la que hay que sustituir participara en la impartición de la formación.
- Plan de entrenamiento para el back-up. En muchos casos estas suplencias se realizan de año en año por lo que es muy probable que se hayan “oxidado” los conocimientos y que en ese tiempo hayan habido cambios significativos, nueva información, etc. que actualizar.
- Correcta combinación de ausencias/vacaciones en los casos que puedan ser planificables.
- Tener en cuenta la sobrecarga de trabajo que representará para el/los backups para ver si es sobrellevable la carga añadida a la que normalmente tienen en su propio puesto de trabajo.
Como dijo un gran sabio, el calendario se plantea a un año vista por lo que no hay excusa para poder planificar cómo la empresa cubrirá las ausencias significativas que podrían afectar a la dinámica habitual de la empresa.
