En las empresas estamos buscando nuevas maneras de gestionar nuestra actividad, constantemente. Nos gustan las novedades, a pesar de que no nos gusten los cambios. Buscamos nuevos referentes que nos permitan mejorar, pero sin que haga «mucho daño» al modelo actual.
Management System
Entre estos nuevos puntos de referencia se encuentran los denominados «sistemas», y dentro de ellos los denominados «production system» (supuestamente, más centrados en el ámbito industrial) o «management system» (de carácter más universal). Archiconocidos son: el sistema de Toyota (TPS), rebautizado como lean por los anglosajones; el sistema de Motorola o General Electric, conocido por Six Sigma; o los creados por Goldratt (el TOC), o por Imai, el kaizen, o sistema de «mejora continua». Siempre y cuando, a estos últimos los elevemos a la categoría de sistema, o los dejemos en la categoría de herramientas, como sucede en muchas ocasiones.
En todo caso, una empresa hará bien en establecer su propio sistema que, como la huella digital de los seres humanos, debería ser único e inimitable, porque la suma de variables que inciden en la definición de una empresa es infinita (o casi…).
Hasta este punto hemos estado hablando de sistemas, vamos a decir, «oficiales», pero estos se cruzan, indefectiblemente, con otro tipo de sistemas que existen en las organizaciones, como lo es el muy famoso y afamado «Coffe-Machine Management System«, el «CMMS». Es un sistema tan antiguo como la existencia de las máquinas de café en las empresas (o en su lugar, cualquier lugar de ocio y descanso que pudiera haber en las empresas, aunque no hubiera café).
En estas zonas, se cuecen muchas cosas. Pero claro, el nivel de gestión es muy bajo.
¿Qué tres características principales tiene el CMMS?
- Se trata de «gestión verbal», jamás escrita, porque (casi) nunca nadie va a la cafetera con su libreta, su portátil o su ipad, para tomar notas. A lo sumo podemos apuntar algo en el móvil, apostando el vasito de plástico del café encima de la máquina.
- Se trata de una «gestión efímera», porque al no estar centrados en temas de trabajo, sino de esparcimiento, los que puedan surgir para tratar, aparecen como ocurrencias, es decir, «te lo digo porque me he acordado al verte», pero que tal como ha venido la idea, se desvanece, desaparece, y volvemos a «lo nuestro», a lo que toca hacer delante de una máquina de café.
- Se trata de «gestión ineficiente», al no estar centrados en la recepción del mensaje. Es importante que los temas relevantes sean tratados con el correspondiente protocolo, en lugares adecuados para ello. Hay mucha gente que no procesa los mensajes que le llegan a través del CMMS, porque su selectivo cerebro ha desconectado de su quehacer diario por un momento, y que cuando regrese a su tarea habitual, recordará vagamente que alguien le había dicho algo en la cafetera…
Los sistemas oficiosos, como el CMMS, son interesantes, porque sustentan en muchos casos las relaciones humanas dentro de las empresas, pero sepamos y seamos conscientes que no pueden ser el sistema de gestión (en mayúsculas) de las mismas. No nos podemos permitir que «todo» funcione a través de este sistema, o algún sucedáneo del mismo, como lo es el «Corridor Management System«, vulgarmente conocido en nuestro idioma, por el sistema de comentarios de pasillo…
