El aumento de la productividad
Uno de los principales temas con el que nos encontramos en el mundo de la empresa es el famoso ‘día a día’, concepto polivalente, que se ha popularizado hace ya unos años, y que sirve para denotar diferentes cuestiones:
- No llegamos a todo lo que tenemos que hacer.
- Que es una ‘maravillosa excusa’ para no hacer aquello que nos toca realizar
- Que queda bien decirlo porque es una frase comodín para cualquier tipo de situación.
Pero vayamos a la primera cuestión, la de no llegar. En definitiva, se trata de no tener un ratio de productividad (la relación entre lo que he hecho y el tiempo que he precisado dedicar) excelente en nuestras tareas.
Y este concepto afecta de manera diferente a según qué profesionales:
- Los que realizan procesos directos (por ejemplo, la gente de producción), aquellos que tienen su trabajo medido y por tanto, existe un seguimiento continuado y habitual de su rendimiento.
- Y aquellos otros, de procesos indirectos (por ejemplo, el personal de administración o los propios directivos), que ‘no están medidos’ directamente, excepto en algunos casos, en los que se plantean ciertos objetivos anuales a cumplir.
- Me interesa más este segundo grupo, no porque el primero no sea digno de estudio (lo haré en otra ocasión), sino porque en este grupo no se acostumbra a hablar del concepto de productividad, es decir, se ignora o no se tiene en cuenta de manera corriente. Quizás porque sea más difícil de medir y analizar.
Cuando uno tiene que ver por qué no rinde en su trabajo y qué medidas implantar, podría pensar en las siguientes claves:
¿Qué contenido de ‘muda’ (ineficiencia) tenemos en nuestra actividad diaria?:
- Tengo sobrecarga en mi trabajo, es decir, tengo que hacer o asumo más tareas de las que puedo realizar.
- Necesito moverme, desplazarme, constantemente, de mi lugar de trabajo, para poder llevarlo a cabo, lo que impide la necesaria concentración.
- La gestión que realizo es excesivamente compleja (sistemas informáticos, incluidos), lo que me conduce a ‘perder’ tiempo en su ejecución.
- Se admite la equivocación y la repetición subsiguiente de los trabajos de manera rutinaria, dentro de una cultura condescendiente con el error.
- Las interferencias externas a mí, en forma de reuniones, informes, controles, etc. me ‘roban’ un tiempo precioso de mi horario diario.
- Etc., etc.
En todas esas fuentes de ineficiencia, tenemos que discriminar cuáles de ellas son debidas a nosotros mismos, y cuáles provienen del entorno. En cuanto a estas últimas, vamos a decir que no depende de nuestra voluntad, pero que si tenemos un nivel directivo ejecutivo, podemos interactuar con nuestros colegas de dirección, para encontrar la fórmula que haga más productivo y efectivo el trabajo de todos.
Donde no tenemos excusa es en aquellas actividades ‘generadas en nuestra propia mesa’. Dependen única y exclusivamente de nosotros.
Pues bien, si en las primeras nos va a ser difícil poder actuar, en las segundas sí que podemos hacerlo. ¿Cómo?
- En primer lugar, diseñar e implantar estándares de trabajo (recuerdo: la manera más práctica, más sencilla, más segura, más barata,… de hacer las cosas). Aquello que funciones bien, tras pasar el cedazo del ciclo PDCA, lo estandarizamos, y verificamos su idoneidad a través del ciclo SDCA (Estandarizar, Poner en práctica, Comprobar y Actuar).
- En segundo lugar, diseñar e implantar esos estándares, esas rutinas de trabajo, con el estandarte de la simplicidad, como bandera. Guerra a la complejidad.
- En tercer lugar, generemos el máximo de flujo en nuestras actividades. Tarea, trabajo, actividad, que nos llegue a nuestra ‘mesa’, lo tratamos de inmediato, y lo hacemos circular aguas abajo, para no interrumpir el proceso.
Espero que estos consejos sirvan para poder ser más productivos. La suma de óptimos locales, llevará a que nuestra empresa, en su globalidad, sea excelente en la gestión. No hay más remedio que pasar a la acción y ponerse a practicar con insistencia en los consejos dados. No hay más solución que ser más eficientes, para que nuestras organizaciones sean más competitivas.
