Esta frase lapidaria apareció en una actividad y dejó al grupo de trabajo bastante aturdido por la simplicidad de la misma y por la dificultad en conseguir algo que, de tan obvio, parece prácticamente imposible de conseguir.
La persona en cuestión planteaba un escenario hipotético donde los problemas repetitivos del día a día no existían o se habían minimizado de manera significativa hasta convertirse en despreciables. El problema que encontraba es que, una vez que se es capaz de ver el proceso en su globalidad y abstrayéndose del frenesí del día a día, parecía poco lógico ciertos problemas que aparecían y, aún peor, que muchos de ellos fueran repetitivos y ya asumidos como normales por la organización y las personas que en ella trabajan.
Los procesos normales
Esta idea de que los procesos y actividades pueden trabajar normalmente bien es la base para una visión futura de los procesos y de un proceso de transformación de la empresa. La realidad que vive cada organización viene dada por diferentes motivos: históricos, coyuntura económica, estilos directivos, etc. Pero la idea es intentar minimizar el porqué se está donde se está y
plantear qué haría falta para que los problemas se redujeran. Olvidar por unos momentos el pasado y centrarse en los esfuerzos para conseguir ese futuro deseado.
Para llegar a esa visión deseada es importante ser conscientes de que va a ser necesario:
1. Planificación
Es necesaria una estrategia, un plan, una Hoja de Ruta (RoadMap) que marque los pasos a seguir, los timmings deseados, el orden lógico según la realidad de cada organización para poder marcar objetivos y realizar un seguimiento. También hay que definir una estructura de funcionamiento dentro de la organización, de seguimiento, de medición de lo conseguido y de lo invertido. Sin un buen plan, las mejoras se pueden perder en un picoteo local, en mejoras de pequeño calado o que no consiguen todo el efecto deseado ya que son apantalladas por otros problemas que conviven en su mismo entorno.
2. Esfuerzo (colectivo)
Lamentablemente la inercia de las cosas, del entorno, es más a desorganizarse que a organizarse por lo que serán necesarios esfuerzos añadidos a los que ya se realizan en el día a día habitual si queremos transformar la realidad que nos rodea, estructurar la mejora, realizar un seguimiento y estandarización, etc.
Dicho de otra manera, si queremos cambiar algo habrá que dedicarle recursos: tiempo en forma de horas de personas, euros, soporte externo si se considera necesario, etc.
También ser conscientes que es necesario involucrar al personal que forma parte de la organización ya que sin su colaboración no se repartirá el esfuerzo ni se conseguirá cambiar las cosas.
3. Constancia y Continuidad
Se necesita que haya un ritmo adecuado, cada organización tiene que marcar el suyo, de actividades de mejora, formación, comunicación, etc. Ritmo que permita coger una velocidad más o menos contante de aplicación.
Por otro lado, una vez definidas y conseguidas las mejoras es básico definir los elementos que han de permitir y facilitar su continuidad. Es difícil ilusionar a la organización, a las personas, pero es muy fácil desilusionar cuando se ve que no se cumplen las promesas realizadas o cuando lo conseguido se diluye por falta de dedicación, tiempo o recursos.
Imaginemos por un momento cómo sería ese futuro y, seguramente, pensaremos que vale la pena luchar por conseguirlo. Sólo hace falta empezar…
