En una actividad en un departamento informático apareció la frase que titula el blog y rápidamente fue a la lista de potenciales temas para el mismo.
En este caso estábamos realizando un proyecto de análisis global del departamento con la idea de generar un RoadMap de actividades para el año siguiente y apareció una problemática en la realización de los proyectos, en este caso informáticos.
Generando el Roadmap a una empresa informática
Al hacer una valoración del proceso que se seguía, en un momento dado, entre dos actividades diferentes, apareció un problema asociado a las tareas que quedaban en la frontera
entre diferentes funciones dentro del departamento y a los problemas de comunicación que existían y que se potenciaban con esta situación.
Uno de los informáticos, en tono jocoso, propuso que para delimitar mejor el tema, en la frontera entre ambas funciones habría que ubicar una aduana, una barrera, que diferenciara claramente dónde acaba una y comienza la otra.
Siempre, en las zonas en las que se conectan diferentes áreas o funciones, hay infinidad de oportunidades de mejora ya que es de los lugares menos definidos y concretados normalmente por su dificultad o porque es un «terreno pantanoso», una zona gris.
Efectos que podemos observar en esas zonas:
- Acumulación de trabajos en proceso, WIP, ya sea en forma de materiales de trabajos, proyectos o servicios. La falta de coordinación y definición hace que las productividades locales no concuerden con el flujo global y eso acentúe el problema.
- Falta de visibilidad de lo que necesita la siguiente etapa del proceso, el cliente interno. Llegados a este punto podemos dejar el trabajo tan bien realizado como consideremos aunque eso no coincida con lo que el cliente interno necesita.
- Temas o tareas que son de todos pero que, a la práctica, no sean de nadie, responsabilidades no claras.
De cara a poder mejorar este aspecto, algunas elementos que nos podrían ayudar serían:
- Aplicación del VSM. Una de las principales herramientas del Lean Management, el VSM o Value Stream Mapping, intenta sacar a la luz estas oportunidades de mejora al acompañar de manera transversal al producto, servicio o información a lo largo de todo el proceso necesario para conseguirlo y saltando entre diferentes áreas, secciones, departamentos o incluso instalaciones. Al ir pasando por las diferentes «estaciones de paso» del proceso y preguntarse cómo ha llegado el material, producto o servicio hasta este punto y en qué condiciones obliga a replantearse si es la manera correcta o hay oportunidades de mejora (Mudas) y la visión global del proceso ayuda a entender la causa de muchos de estos problemas.
- Standard Work o Trabajo Estandarizado, o la propia Estandarización como concepto, que nos ha de llevar a definir, hasta donde sea lógico y razonable, las funciones, responsabilidades y tareas asociadas a los procesos, sus actividades y las personas que participan en los mismos. Una vez conocida la situación actual e implantadas las mejoras aparecidas (VSM) formalizar y difundir el nuevo proceso con la definición de tareas y roles de las personas.
- Comunicación y Visibilidad. Básicas pero que necesitan de un método y contenidos (Estándares) que permitan a todo el mundo conocer lo que hay que hacer, cómo y en qué momento. También el estado y situación que permita gestionar mejor.
Identifiquemos las zonas, áreas, procesos donde existe esta indefinición y profundicemos en ellas porque encontraremos muchas problemáticas pero, a la vez, muchas oportunidades de mejora.
