Gestionar bien el tiempo para poder mejorar la productividad personal es, hoy por hoy, unos de los secretos mejor guardados y una de las tareas más complejas de llevar a cabo.
¿En cuántas ocasiones, durante una semana de trabajo, habéis tenido que alargar vuestra jornada para completar alguna tarea? ¿A cuántas reuniones habéis asistido sin un fin en concreto, y salís de ellas con la sensación de haber perdido el tiempo? ¿Cuántas veces te pones a trabajar con una tarea, que dejas a medias por falta de motivación, para coger en otro momento que estés más activo?
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión de tiempo, desde el más sentido estricto de la palabra, es una falacia. Gestionar el tiempo, implicaría poder actuar sobre nuestro reloj y añadir o quitar horas para poder realizar más o menos tareas según convenga. Todos sabemos que eso es imposible ya que el tiempo es irremplazable (no podemos cambiar nada hecho en el pasado), rígido (no puede manipularse) e igualitario para todos.
La clave para la gestión del tiempo, es la gestión de las tareas y de las prioridades. Planificarse bien, gestionar las prioridades de las tareas que hay que hacer, organizar en intervalos de tiempo pequeños el día, repasar con frecuencia la lista de tareas y actualizarla y eliminar las tareas ‘ladrones de tiempo’, son algunas de las claves para gestionar el tiempo.
A pesar que podamos influir y mejorar en cierta manera la gestión del tiempo, en más una cuestión de creencia personal y de aplicación de las claves mencionadas anteriormente, que no el aplicar constantemente métodos y sistemas de mejora de la productividad personal.
Gestión de tareas y productividad.
Jeremiah Dillon, jefe de producto en Google Apps for Work, consiguió hacer viral un email en el que explicaba cuál creía él que era la fórmula secreta de gestión del tiempo. Leyendo el email, hasta el título de éste hace gracia: “If you don’t have time to read his… read it twice.”, es decir, “Si no tienes tiempo para leer este email… léelo dos veces”.
En su opinión «hay que comprometerse a reservar en el horario un tiempo para pensar y crear, incluyendo el lugar donde lo dedicarás y en qué temas estarás trabajando. De esta manera, sabes que ese tiempo estás ocupado».
Debido a que nuestros niveles de energía suben y bajan durante la semana, tiene sentido planificarla consecuentemente, dice Dillon. «Por la mañana dedícate a pensar y a hacer todo aquello que requiera de tu mente. Por la tarde, el tiempo es idóneo para las tareas más mecánicas«, dice.
Hoy en día, la mejora parece estar de moda. Todos queremos mejorar lo que sea. Buscamos y trabajamos duro para mejorar procesos, sistemas, métodos, indicadores, es más, diría que muchas veces somos expertos en mejorar
lo que hacen los demás… y a veces se nos olvida hacernos una autoevaluación y ver si podemos mejorar nuestra productividad.
No os voy a decir que ahora nos obsesionemos en gestionar nuestro tiempo, pero si sería bueno de vez en cuando reflexionar sobre este concepto para incluirlo en el campo de las mejoras.
