La trazabilidad es una de las palabras de las que más se ha hablado, a día de hoy en el mundo de la empresa, en lo que va de siglo. Se ha hecho popular, por aquello de que siempre va bien mejorar, aquello que se está haciendo en las empresas.
La gestión de la trazabilidad, exige, requiere y pone en sintonía a otros dos grandes conceptos; el del servicio, a lo largo de toda la Cadena de Suministro, y el de la Calidad (a través de toda la organización, liderado por el propio Departamento o Área de Calidad. Saber por dónde ha circulado el producto, con el objetivo de asegurar que el mismo tiene la calidad necesaria; en todos sus componentes, de principio al fin (end-to-end).
En definitiva, y como definición dada por diferentes organismos que velan por ello: “La gestión de la trazabilidad es tener la capacidad, para seguir el desplazamiento de un producto, a través de una o varias etapas especificadas de su producción, transformación y distribución”.
Se debe tener la capacidad, tanto en el flujo físico como en el de información, para reconstruir el historial de la utilización o la localización de un artículo o producto mediante una identificación registrada, según informa la Norma UNE 66.901-92.
Una buena Gestión de la Trazabilidad
Otorga más fidelización por parte de tus Clientes! →Trazabilidad y calidad en la gestión.
En un entorno tremendamente volátil, incierto, complejo y ambiguo (conocido por el acrónimo inglés, VUCA), como el que nos toca vivir, desde hace un tiempo, conocer y comprender cómo se ha desarrollado cualquier actividad y, en concreto, cualquier producto, máxime si son de consumo o utilización humana, es fundamental.
Los problemas que puede acarrear el desconocimiento de la trazabilidad de nuestros productos, es de una irresponsabilidad superlativa, que nos puede conducir a incurrir en graves riesgos enfrente de stakeholders muy importantes, como lo son: los Clientes; la Sociedad; y la propia Administración. No vale todo, para conseguir los resultados que se pretenden en las empresas.
Por el contrario, el implantar y controlar de forma debida la trazabilidad, otorga un plus de seguridad en el proceso; que supone una mayor fidelización por parte de los Clientes y una mayor fidelidad, en el propio proceso operativo, para los propios empleados que desarrollen el trabajo concreto.
Implantación y gestión de un Sistema de Trazabilidad.
Debe disponerse de un conjunto de procedimientos y herramientas (soft & hard); herramientas que permiten determinar el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto a lo largo de la Cadena de Suministro. Lo primero que se debe tener en cuenta, en la implantación de un sistema de gestión de la trazabilidad, es la bondad del sistema de información del que se disponga en la organización.
Para que ello sea factible, no basta con una inversión determinada en servidores, procesadores, escáneres, etc. (que también), sino que, además debemos acompañar a todo ello, con una organización muy bien informada, entrenada, comunicada y disciplinada, en el lugar donde ocurran las cosas (gemba), para que nada de lo que sea relevante, que deba constar en el camino de la trazabilidad, desaparezca.
Sistemas de información, control y gestión del proceso.
Hay que considerar tres momentos críticos en el proceso de gestión de la trazabilidad, que identificaremos en función del recorrido a lo largo de la Cadena de Suministro y en donde preguntaremos y verificaremos una serie de cuestiones:
La trazabilidad hacia atrás:
¿De quién se reciben los materiales o productos que compramos? Hay que conocer con precisión quién nos ha entregado.
¿Qué se recibe con exactitud? Tiene que comprobarse que lo recibido es lo correcto
¿Cuándo lo recibimos? Se debe identificar la fecha de recepción; para gestionar, por lo tanto, adecuadamente el método que utilicemos en la gestión de almacenes e inventarios (FIFO, FEFO, etc.)
¿Cómo se trataron las recepciones? Siguiendo los protocolos establecidos (verificaciones, ensayos, cuarentenas, etc.)Trazabilidad durante el proceso interno:
¿Qué es lo que se crea en dicha transformación? Definición del producto objetivo del proceso industrial.
¿A partir de qué se crea? Lista de materiales, fórmula o receta del producto creado, con sus correspondientes pérdidas o mermas de proceso; conectado a su vez, con el origen de las materias.
¿Cómo se crea? Detalle del proceso productivo realizado, a través de que recursos (personas, máquinas), especificando cuando se dividen, se cambian o se transforman.
¿Cómo se identifica el producto final? Para indicar la información el packaging correspondiente, que a su vez protegerá al producto durante el trayecto que deba acometer.Trazabilidad hacia delante:
¿A quién se entrega? Para evitar errores en la expedición.
¿A través de qué medio de transporte y por qué ruta? Previamente seleccionados, para conseguir el mejor servicio y al mínimo coste integral.
¿Qué se ha vendido concretamente? Para descontar de los stocks, el producto enviado.
¿Cuándo se ha expedido? Para conocer, en tiempo real, el momento exacto de la salida del inventario de la empresa.
