Hace unos días escuché en la radio que desde 2003 se genera en dos días el mismo volumen de información en el Mundo, que el que se produjo desde el principio de los tiempos hasta ese año. Este tipo de noticias te hace sentir como un granito de arena en el desierto y te deja desprotegido e inquieto ante el aluvión de información que manejamos, en forma de exabytes o petaflops.
Todos los que nos seguís y leéis en nuestro blog, sabéis de la importancia que le damos al hablar y gestionar con datos, basados en hechos contrastados, lo que los japoneses denominan genjitsu. Entendemos que es básico para gestionar de manera idónea nuestras empresas, por medio de dinámicas como la M de measure, del ciclo DMAIC del Six Sigma.
Pero ocurre que, en ocasiones, el volumen o número de datos que tenemos en cuenta es exagerado. Puede que ello ocurra por la propia naturaleza del negocio, o porque realmente estamos manejando cosas absurdas, de las que obtenemos datos absurdos, a través de indicadores absurdos.
Gestionando datos.
El gráfico que ilustra es presente post está basado en una matriz para intentar ayudar en la decisión que hay que tomar para aclarar qué datos son los que nos interesan. Esta matriz está compuesta por dos vectores. El primero en el que verificaremos la necesidad o no necesidad del dato obtenido. Y el segundo, en función de la veracidad o falsedad de los citados datos.
Veamos cada uno de los cuadrantes de la matriz:
- Datos necesarios y verdaderos: son los datos que hay que «mimar». Debemos eliminar los errores de manera absoluta. Son aquellos que merecen estar en un cuadro de mando representativo del devenir de la empresa.
- Datos necesarios y falsos: debemos estudiar la causa raíz del problema, por la que los datos no son capturados de manera correcta (¿por desconocimiento, negligencia,…?), y discernir qué parte del proceso de recolección de los mismos es errónea, con el objetivo de abandonar este segundo cuadrante y ascender al primero.
- Datos innecesarios y reales: en este caso el análisis a realizar es el de la «innecesariedad». ¿Por qué son innecesarios? Por imposición de algún ente superior, porque «siempre» se han capturado, porque… El camino a seguir puede ser doble: o convencernos que el dato sí es necesario y lo movemos al primer cuadrante, o lo descartamos y lo «tiramos al número tres.
- Datos innecesarios y falsos: hay que poco que comentar. Los «tiramos» directamente y nos olvidamos de ellos, porque si fueran necesarios para gestionar y se estuvieran recopilando erróneamente, volveríamos a estar ante una grave negligencia en las dos variables estudiadas.
Una gestión más eficiente.
Para finalizar, con el objetivo de no indigestarnos, ,vamos a limpiar nuestras bases de datos, nuestros cuadros de mando, para hacer que nuestra vida profesional sea más sencilla y asequible, a la vez que mejor enfocada a que nuestra gestión sea también más eficiente. Lo de los petaflops se lo dejamos a los informáticos, que en nuestras empresas ya tenemos suficiente trabajo…
