Tanto para los equipos que se inician con Agile, como para los más expertos, hacer fluir la creación de valor es uno de los mayores retos.
Por ello, Agile proporciona sistemas de colaboración que permiten a los equipos auto-organizarse, comunicarse con facilidad, anticiparse a los cambios y entregar valor a los clientes con la mayor agilidad y efectividad.
¿Qué es Kanban?
Entre los distintos sistemas de colaboración Agile, Kanban es el método que permite diseñar, gestionar y mejorar el flujo de creación de valor y de aprendizaje. Kanban permite a los equipos auto-organizados visualizar el trabajo que lideran, establecer límites de trabajo en proceso (WIP), para permitir el cambio evolutivo e incremental.
Es decir:
Los orígenes de Kanban
Kanban se puede usar en cualquier entorno de trabajo de conocimiento, y es particularmente aplicable en situaciones donde el trabajo llega de manera impredecible.
Se originó en Toyota, cuando en la década de los 50, la empresa lo utilizó para poder gestionar la creación de valor de manera efectiva con sus equipos.
La fórmula del precursor David J. Anderson (Kanban – Successful Evolutionary Change for your Technology Business) entiende el método Kanban como la adaptación de los conceptos industriales del “Toyota Production System” (claves en el crecimiento de la empresa Japonesa) al desarrollo de proyectos de software.
Empresas como Microsoft han sido pioneras en usar el método Kanban aplicada al desarrollo de productos digitales, obteniendo una mejora del flujo de trabajo y un ritmo de creación sostenible. Desde entonces, Kanban se ha adoptado con entusiasmo en los equipos de desarrollo de producto para cambiar positivamente las formas en que se entrega valor a los consumidores.
En la actualidad, con su evolución y incorporación a las metodologias Agile, Kanban se utiliza para gestionar la creación productos y servicios con énfasis en la entrega continua, y en la colaboración de todas las funciones para poner buenos productos en las manos de los clientes.
Su traducción literal del japonés (看板) es:
“KAN” que significa visible o visual.
“BAN” que significa tarjeta o tablón.
Por lo tanto, la palabra Kanban significa tarjeta con signos o señal visual.
La traducción es muy significativa porque los equipos Agile utilizan elementos visuales («tableros Kanban» y «tarjetas Kanban») para representar el trabajo y el flujo de trabajo que gestionan de forma rápida y visual.
Un tablero Kanban puede ser una pizarra física con notas adhesivas o una virtual basada en un software digital. Sea cuál sea la escogida, el objetivo de Kanban es que el equipo, de un solo vistazo, pueda gestionar cómo se mueve su trabajo a través del tablero.
El uso de Kanban permite a los equipos Agile autogestionar todo el flujo de creación: con una unica visualización y principios acordados dentro del equipo para colaborar haciendo avanzar el trabajo en las diferentes fase de desarrollo.
Pero, sobretodo, le permite gestionar el volumen de «tareas» de entrada a la vez que va completando otras, alimentando constantemente su «tablero» sin sobrecargarlo, para que la cantidad de funciones que ingresan al proceso (Planned) coincida con las que se están completando (Completed).
Existen miles de modelos para la representación del tablero Kanban, de los más simples a los más complejos. Cada equipo decide el que mejor se adapta a su proceso y circunstancias pero, generalmente utilizan tarjetas visuales (Post-it, Notas, etc.) donde cada tarjeta personifica un proyecto y/o elemento de trabajo.
Para los equipos Agile, estas señales visuales ayudan a comprender rápidamente en qué está trabajando el equipo, a detectar actividades de despilfarro (que no aportan valor) y, en consecuencia, a eliminar Cuellos de botella, favoreciendo una mayor comunicación y colaboración entre todas las partes, posiblemente uno de los beneficios más importantes de Kanban como sistema de trabajo: materializar los principios Agile de forma práctica.
Los valores Kanban:
Recordemos que la interacción entre las personas es un principio básico en Agile. La comunicación debe fluir de forma constante y, por ello, Kanban con su estructura lo que hace es apoyar y dar forma a la manera de organizarse de los squads para que puedan trabajar con:
Transparencia:
Kanban permite a un squad (o equipo Agile) una comunicación clara y directa. El lenguaje con tarjetas es sencillo y visual, de manera que todo lo que sucede se visibiliza con total honestidad. En tanto que el equipo es responsable de sus resultados, da visibilidad a todo el proceso.
No sólo pueden ver los logros y trabajos terminados, sino también detectar rápidamente los impedimentos, permitiéndoles una adaptación constante del proceso y generando confianza en ellos, entre ellos, y en su forma de trabajar.
Equilibrio:
Los diferentes aspectos y capacidades del equipo deben estar equilibrados para lograr la máxima agilidad y efectividad. Es decir, es necesario que haya una compensación entre las capacidades y tareas de los miembros del equipo para que ningún déficit o exceso bloquee la colaboración orientada a entregar el máximo valor al cliente.
Kanban, a través del tablero, permite ver si hay un exceso de tareas realizándose en relación a los recursos y capacidades que tiene el equipo, logrando sensatez en el desarrollo y evitando estrés innecesario.
Colaboración:
Las personas trabajan dentro del equipo (con el tablero Kanban ) con un mismo objetivo: colaborar de forma efectiva para hacer hacer fluir las tareas que permitan entregar valor a los clientes.
Gracias a la estructura Kanban, las decisiones son mas participativas y se genera mayor feedback entre los componentes del squad que van llegando a consensos en busca de sus objetivos comunes y aumentando el compromiso en su misión Agile.
Enfoque en el cliente:
Kanban se introduce en Agile con el objetivo principal de optimizar el flujo de valor si, pero para desarrollar productos y servicios de valor adaptados a los requisitos y necesidades reales de los clientes.
Los clientes cada vez requieren proyectos mucho más flexibles al cambio e incluso pasan a participar en parte de ellos. El cliente ya no quiere ser pasivo en el proceso, sino que necesita intervenir, opinar y transmitir su visión durante su desarrollo. Kanban enfoca y potencia este foco en el cliente, situandolo en el centro de la colaboración de los equipos.
Flujo
El trabajo es un flujo continuo o episódico de valor. Kanban nos ayuda creando un flujo ininterrumpido para crear valor final que satisfaga la necesidades de los clientes, sin desviaciones y sin necesidad de retrabajos posteriores.
Liderazgo
Kanban permite que cada miembro del equipo se responsabilice de su propio trabajo que a su vez forma parte del trabajo conjunto, teniendo que responder ante los posibles impedimentos de forma autónoma y auto-organizada.
La capacidad de inspirar a otros a actuar a través del propio trabajo, las palabras, la reflexión y aprendizaje constante, significa que cada miembro trabaja de forma que es capaz de liderar y liderarse, eliminando así las barreras jerárquicas y evitando que deba haber una figura que indique quién y cómo se debe trabajar. Todo el mundo es responsable de su trabajo y conoce su función en el squad.
Comprensión
A través de Kanban se potencia la empatía con el resto del equipo, puesto que el flujo de trabajo es explícito y evidente. Además ayuda a desarrollar el autoconocimiento individual y organizativo, ayudando a superar límites sin sobrepresión, para avanzar y mejorar.
Kanban se establece así como una herramienta que potencia la empatia en el equipo Agile.
Acuerdo
Todas las personas involucradas con un sistema están comprometidas con la mejora y acuerdan avanzar conjuntamente hacia los objetivos, respetando y colaborando desde las diferencias de opinión y enfoque.
Respeto
Desde uno de los valores más importantes del manifiesto Agile, Kanban nos ayuda a valorar, comprender y tener el máximo respeto y consideración por las personas, es decir, por las características que hacen único a cada uno de los miembros del squad.
Así pues, Kanban transfiere valores basados en Agile y ofrece el espacio ideal a los equipos para que puedan hacerlos reales poniendo énfasis en las personas y la colaboración. Estos valores unen al equipo en una misma forma de trabajar y los convierten en un organismo perfectamente diseñado y comprometido para aportar valor a sus clientes.
Los principios fundamentales de Kanban.
El principio detrás de Kanban el cual permite que sea incremental y ágil, es el rendimiento balanceado.
Kanban no define puntos de inicio o final para cada elemento de trabajo individual, cada uno puede comenzar y/o terminar independientemente uno del otro. A su vez, reconoce que cada fase del proyecto tiene una capacidad limitada para trabajar en cualquier momento, lo que genera un nuevo elemento de trabajo a partir de la lista de requisitos priorizados y no iniciados.
No se permite que un elemento de trabajo pase a la siguiente fase hasta que se abra algo de capacidad. Al controlar la cantidad de tareas activas en un momento dado, los integrantes del equipo aún abordan el proyecto global de manera incremental, lo que brinda la oportunidad de aplicar los principios de Agile.
En realidad, Kanban está estructurado para abordar la colaboración humana de forma efectiva. Por ello, es un buen comienzo para dejar atrás las inexcusables hojas de cálculo (herramienta que empieza a ser un problema más que una solución) con excesivos datos, utilizadas por los empleados en miles de empresas y por regla general información carente de conexión con otros procesos de la organización.
Con la finalidad de empezar trabajar en entornos colaborativos a través de Kanban, citamos los principios identificados por David Anderson que deben ser tomados en cuenta en la implementación de esta herramienta:
- Flujo de trabajo:
Es primordial entender desde el principio (Pedido del cliente) hasta el final (Entrega), paso a paso como funciona el flujo de trabajo para el desarrollo del producto o servicio.
Solo comprendiendo los detalles del actual flujo de trabajo podemos mejorar la colaboración y la creación de valor.
El objetivo es controlar y administrar el flujo de funciones (representado por las tarjetas Kanban) para que la cantidad de funciones que ingresan al proceso coincida con las que se están completando.
- Limitar el trabajo en curso:
La multitarea puede ocasionar en el equipo de proyecto un bajo rendimiento y en ocasiones estrés (está comprobado que ejecutar muchas tareas al mismo tiempo provoca errores constantes e ineficiencias en los procesos).
Una función principal de Kanban es asegurar un número manejable de elementos activos en curso en cualquier momento. Limitar el Trabajo en curso o WIP (Work In Process), es la medida de capacidad que mantiene al equipo centrado en una cantidad de trabajo determinado (solo cuando las tareas se completan, las nuevas tareas se pueden incorporar).
Si no se limita la cantidad de trabajo en curso o en proceso, no estás aplicando Kanban. La limitación del WIP establece elementos máximos por etapa, lo que garantiza que la tarjeta solo “pase” al siguiente proceso cuando haya capacidad disponible. Son las mismas restricciones del sistema las que orientan rápidamente al equipo de trabajo donde existen los problemas de flujo, para que puedan ser reconocidos y resueltos de forma ágil.
- Gestionar el flujo:
Uno de los puntos decisivos del sistema Kanban es la mejora continua para crear, monitorear y adaptar el flujo de trabajo de una manera rápida través del proceso. Cuando nos referimos a gestionar el flujo nos enfocamos más en la administración de los procesos que las propias personas.
Es entender cómo hacer con los diferentes proyectos para que todos tengan el tiempo justo de ciclo productivo y evitar generar costes por el retraso en la entrega. Kanban ayuda a los equipos Agile a analizar el propio sistema y hacer ajustes para mejorar el flujo de trabajo (Crear flujo de Valor) a fin de reducir el tiempo necesario para completar cada tarea.
Dependiendo de qué tan bien esté definido el flujo de trabajo y los límites del WIP, se observará un flujo balanceado a medida que algo se detiene o avanza para mantener la capacidad de trabajo. Todo esto afecta a la rapidez con que el trabajo se desplaza desde el inicio hasta el final del flujo de trabajo.
- Políticas del sistema explícitas:
¿Cómo puedes mejorar algo que no entiendes? Como parte importante de la visualización del proceso de trabajo, toda información, regla y/o directriz debe ser claramente definida y publicada dentro del equipo.
Cuando el equipo Agile está alineado con los objetivos comunes, tienen potestad para trabajar y decidir los cambios necesarios que los guían en la dirección correcta. El equipo Agile se auto-organiza.
Dentro de la cultura organizativa, todos aquellos valores y creencias que son compartidos por la mayoría de personas, crean una base colectiva de asociación y participación en lo que es útil para todos y la mejor manera de realizar cualquier tipo de trabajo en el sistema.
Sin una comprensión explícita de cómo funcionan las cosas y cómo se hace realmente el trabajo, cualquier discusión de problemas tiende a ser emocional, anecdótico y subjetivo. Con una comprensión explícita es posible pasar a una discusión más racional, empírica y objetiva de los problemas. Esto es más probable que facilite el consenso en torno a las sugerencias de mejora.
- Mejorar la Colaboración (Circuitos de retroalimentación):
La mejor fórmula para consolidar un cambio sostenible dentro de una organización es a través de la visión compartida de los principios Agile y la comprensión colectiva del trabajo en equipo.
Kanban es un proceso de mejora evolutiva, que impulsa el uso del método científico (crea una hipótesis, la prueba y realiza cambios en función del resultado de la prueba). Para que el cambio de mejora ocurra y sea exitoso, es necesario establecer el ritual de las reuniones diarias de sincronización del equipo para asegurar la transferencia de conocimiento (bucles de retroalimentación).
La reunión frente al tablero Kanban, es una excelente oportunidad para crecer, conocer nuevas ideas, proponer diferentes puntos de vista, evaluar el proceso constantemente y mejorarlo.
El propósito primordial de Kanban es mejorar continuamente el propio proceso de trabajo.
Kanban no es un desarrollo de software ni una metodología de gestión de proyectos. Tampoco formula nada sobre cómo deberían planificarse e implementarse los proyectos de software.
Un sistema Kanban es más que un número de post-it o notas en la pared. Es el marco que permite a los equipos definir, gestionar y tomar responsabilidad sobre su propio trabajo
El medio más fácil de entender su estructura es acoger su filosofía de:
- visualizar el flujo de trabajo.
- establecer límites del WIP
- gestionar el flujo de trabajo
- garantizar las políticas explícitas
- mejorar la colaboración (circuitos de retroalimentación)
En definitiva,
Con Kanban mejorará el flujo de trabajo de tus equipos y, sobretodo, ayudará a fluir a tus equipos por encima del trabajo.
Permitirá que los squads gestionen realmente su día a día, con conocimiento y responsabilidad, entregando en máximo valor cada vez con más agilidad.
Pero:
Si realmente quieres conseguir una organización Agile, no intentes nunca implementar Kanban de forma aislada, recuerda que todas las herramientas deben ser parte de un cambio mucho mayor, un cambio cultural.
Kanban será un pequeño paso más para transformar tu empresa en una organización Agile y de Alto Rendimiento. Una ola dentro del océano. Flow.
