Lean IT?

Recientemente pudimos colaborar en el departamento informático de
una empresa donde se revisó el proceso de trabajo asociado a un Proyecto
Informático. Nota: sí, la mejora de procesos también se puede aplicar en
procesos no productivos, como serían procesos Office o Service. Y sí, también es
posible hacerlo en el área informática

Una de las conclusiones que aparecieron fue la importancia de
crear flujo dentro de los proyectos, evitar entregar grandes proyectos (grandes
lotes) e intentar trocearlo en entregas progresivas (lotes más pequeños), como
si fuera un coleccionable por entregas. Esto se traducía en una entrega por
fases de los proyectos.

Las desventajas (mudas) de esperar a entregar al usuario el gran  proyecto (producir por lotes) una vez ya
completo fueron:

– Mucho tiempo sin aportar valor al usuario (cliente)

Hasta que se entrega el proyecto ha pasado mucho tiempo sin
ofrecer valor al usuario. Ésto genera desapego del usuario al no ver nada
concreto, nada tangible, que le sirva de aliciente y le abra la mente a las
posibilidades que le ofrecería el proyecto. No se fomenta la necesidad

– Demasiada información

En la entrega del proyecto hay muchos temas a validar en poco
tiempo. Después de no saber nada del proyecto, el usuario se encuentra que ha
de procesar mentalmente algo de una magnitud  de la que necesita revisar cada una de las
piedras que la forman.

– Demasiada formación 

De golpe mucha formación a recibir en poco
tiempo para digerirla. Se busca que sean usuarios avanzados (key users) que a
su vez puedan llegar a formar a otros usuarios.

– Demasiados errores 

Alta probabilidad de que haya
fallos/incongruencias/no encaje con las necesidades del usuario. Se detectan
muchos fallos a la vez, algunos interconectados, que complican el proyecto y, a
su vez, transmiten una sensación de no funcionar.

-Demasiados cambios necesarios 

Existe una alta probabilidad de
que los cambios a plantear requieran un exceso de recursos o, incluso, que
sean técnicamente imposible. Llegados a los pasos finales, algunos de los
cambios planteados significarían cambiar completamente el concepto del proyecto.
El propio proyecto podría perder su sentido.

Las ventajas de trabajar en flujo, de la entrega por fases (de los
pequeños lotes)

– Avanzar con el usuario, modificar, corregir, adaptar según
necesidades.

– Usuario conoce, entiende, solicita y apoya el proyecto y de manera progresiva.

– Nivelación de la carga de trabajo. Cargas más pequeñas pero
continuadas.

– Más dispuestos a colaborar con usuarios si éstos se implican.

Como pasa en otros procesos, si el mercado nos solicita cantidades
pequeñas y frecuentes, los inconvenientes de la producción en grandes lotes y
las ventajas de la creación de flujo se hacen evidentes, aunque se manifiesten
de manera diferentes según el tipo de proceso y sector.