Empezar y establecer unas bases sólidas de trabajo, es difícil. En este caso, queremos tratar la cultura de Mejora Continua, pero para entornos administrativos, o también conocido como transformación Lean Office.
Lean Office en equipos administrativos.
Hablar de Estandarizar puede generar cierta controversia para equipos administrativos. Esto es debido a que sus procesos no están gestionados por máquinas que trabajan siempre de la misma manera. Los procesos están gestionados por personas, con capacidad racional y de toma de decisiones.
Sin embargo, el concepto de Estandarizar, implica que aunque un proceso administrativo esté gestionado por personas que deciden diferente, gestionemos y obtengamos resultados de procesos siempre iguales.
Alcanza el máximo de agilidad con nosotros.
Somos los expertos. →Para ello, es necesario extender una cultura de mejora que permita corregir las desviaciones que producen los problemas cuando estos surgen. Por tanto, es preciso formar, entrenar, implementar y crear rutinas de trabajo basadas en herramientas de mejora como:
- Visual Management: sistema de KPI’s y métricas que evalúen el resultado de los principales procesos administrativos y sus características cualitativas.
- Reuniones TOP: reuniones periódicas y estándares, para la evaluación y seguimiento de los principales ratios operativos.
- Mapeo de procesos: empleando cualquiera de las herramientas existentes de mapear un proceso (Value Stream Map, Makigami, Process Map o SIPOC) será útil para analizar el funcionamiento del proceso y definir planes de acción para su mejora.
- Grupos de Resolución de Problemas: herramienta empleada para el análisis de las causas raíz de un problema y establecer acciones que eviten su repetibilidad; con ello lograr estabilizar el resultado del proceso.
- 5S: un entorno de trabajo estandarizado, con un orden definido y un funcionamiento sistemático, es clave para evitar perder tiempo buscando información o gestionando documentación obsoleta.
- TPM: para la óptima mantenibilidad de los equipos empleados (PC, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos…) es preciso establecer planes de mantenimiento que aseguren un correcto funcionamiento de los mismos que garanticen una funcionalidad adecuada durante tiempo.
- Flow System: flujo tirado de información, a partir del cual, una etapa del proceso no gestiona ni produce información hasta que la siguiente no se lo requiere.
La mejora continua es un trabajo de equipo.
La transformación Lean Office, garantizará establecer las correctas dinámicas de trabajo para alcanzar los resultados esperados de calidad, costes y servicio (QCD).
Como me dijeron a mí en una ocasión, la Mejora Continua, no depende de hacer un gran proyecto de mejora en una ocasión, sino de hacer muchos y pequeños que adapten constantemente los procesos y las personas a los requerimientos del cliente y, por tanto, la mejora continua no depende de un persona sino de todas.
