¿Qué es Lean Workshops? La experiencia nos enseña que los grandes proyectos son difíciles de abarcar y medir, consumen una gran cantidad de recursos y sus resultados finales son a menudo decepcionantes o, cuando menos, inciertos. La cultura de la ‘mejora continua’ huye, en la medida de lo posible, de este tipo de macroproyectos. Las empresas que trabajan bajo el paraguas del ‘lean’ saben que, siempre que sea posible es preferible la implantación de mejoras mediante pequeñas actividades denominadas ‘talleres de mejora’ puesto que combinan una corta duración acompañada de una dedicación intensiva por parte del equipo que las desarrolla. Con este tipo de actividades se consigue reducir el nivel de incertidumbre del proyecto y a la vez el riesgo de las inversiones, pues la mayoría de mejoras son de bajo coste.
¿Qué es un Lean Workshop?
Un taller de mejora, conocido también como ‘workshop’, es un tipo de actividad desarrollada por un equipo multidisciplinar en busca de un objetivo de mejora específico en un marco de aplicación predefinido. En definitiva, una parte importante de la mejora continua consiste en instaurar el hábito de trabajar en talleres que contribuyen al progreso de toda la organización. En cada taller, y en función de los objetivos planteados se utilizarán las herramientas ‘lean’ necesarias. No obstante, e independientemente de las herramientas a utilizar, todos los talleres tienen una estructura estándar marcada por una agenda de cinco días organizada según los siguientes pasos:
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- Los objetivos, indicadores, alcance de la actividad y la selección del equipo de trabajo es un primer punto que empiezan a trabajar un mes antes de iniciar el taller el facilitador de la actividad y el responsable del proceso (p.ej: defectos calidad).
Estado actual.
- La descripción del problema y los detalles del estado actual es la primera actividad que desempeña el grupo involucrado en el taller (p.ej: defectos calidad = 10%).
- Estado futuro.
- Partiendo del estado actual y utilizando como base de trabajo los indicadores y objetivos definidos por el coordinador del proceso, el equipo debe definir un estado futuro del proceso (p.ej: defectos calidad = 2%).
Análisis de diferencias.
- Utilizando como base el estado actual y el estado futuro el equipo debe comprender las diferencias entre ambos estados. Este estudio es la base para la proposición de acciones y contramedidas (p.ej: defectos calidad (10–2) = 8%).
Propuesta de mejoras.
- Del estudio anterior se desprenden las actividades y acciones a desarrollar durante la semana de actividad o en un futuro inmediato (p.ej: reducir variabilidad del proceso estandarizando los parámetros de producción).
Experimentos de rápida implantación.
- El plan de experimentos consiste en el conjunto de acciones a desarrollar a corto plazo o durante la propia semana de actividad (p.ej: valorar la variabilidad del producto de tres lotes fabricados sin cambio de parámetros).
Estandarización.
- Como resultado de las acciones y experimentos el equipo debe generar documentación y desplegar la formación necesaria para que todo el personal pueda desempeñar su trabajo en el nuevo proceso sin demoras (p.ej: escribir las fichas de parámetros estándar).
Resultados.
- Es necesario confirmar los resultados al finalizar la semana de actividad y posteriormente mes a mes a lo largo de tres meses durante el proceso de implantación de acciones. El estado confirmado es el resultado de los indicadores al cierre de la actividad, tres meses después del taller (p.ej: defectos calidad objetivo = 2%; real = 3%; necesidad de un nuevo taller de mejora).
Lecciones aprendidas.
- Finalmente, el equipo debe realizar un proceso de reflexión sobre la actividad para determinar la posibilidad de implementar las acciones determinadas para este proceso en otras áreas similares (expansión horizontal) o para proponer mejoras sobre el desarrollo de la propia actividad de mejora.
