El primer documento publicado en el cual aparece la palabra ‘multitask’ es un informe de IBM fechado en 1965 que describe las bondades del sistema operativo de la compañía. En este contexto, se define ‘multitarea’ como la capacidad de una computadora para aparentemente procesar varias tareas simultáneamente. A partir de esta fecha, el uso del término se ha extendido para describir la capacidad humana de desarrollar varias tareas al mismo tiempo.
A partir de la publicación de este documento, los psicólogos han llevado a cabo experimentos sobre la naturaleza y los límites de la capacidad humana de ejercer la multitarea. Sorprendentemente, la mayoría de estos estudios desmienten la premisa inicial: todo apunta a que los humanos no tenemos esta habilidad tan desarrollada como nos gustaría. En realidad, los investigadores han sugerido durante mucho tiempo que parece haber un cuello de botella que impide al cerebro trabajar en ciertos aspectos clave al mismo tiempo. A pesar de que no hay unanimidad sobre la determinación de las causas de estas limitaciones, nadie duda que el cerebro no puede concentrarse totalmente cuando afrontan varias tareas a la vez y, en consecuencia, se reduce la eficiencia y eficacia personal.
Personas y equipos Multitask.
Resulta evidente que las personas (a diferencia del sistema operativo de IBM) somos ‘singletasking’ o ‘switchtasking’ en lugar de ‘multitasking’. Por lo tanto, cuando la gente intenta completar muchas tareas a la vez, o alternar rápidamente entre unas y otras, los errores aumentan y el tiempo necesario para finalizar se incrementa (hasta llegar a consumir el doble del tiempo que precisarían si se realizaran de manera secuencial). Esto se debe en gran medida a que el cerebro se ve obligado a reiniciar y re-enfocarse en cada cambio de tarea. Por lo tanto, las personas multitarea no sólo realizan cada tarea de manera menos adecuada, sino que pierden tiempo en el proceso.
Por desgracia, la mayoría de compañías tienen organizados sus procesos operativos y administrativos sobre una base de trabajo orientada a la multitarea, determinada en gran parte por los sistemas informáticos: en lugar de asignar un único proceso desde el inicio hasta su fin a una persona, la tendencia actual va en sentido contrario, segmentando cada proceso en operaciones a repartir entre un buen número de personas.
Al final, con este sistema, cada profesional adquiere varias funciones y participa de manera esporádica en varios procesos cuando requieren de su atención. Con este proceder, la eficiencia y eficacia se puede reducir alrededor de un 50-80% en función de la complejidad de la tarea.
Aunque no existe una receta mágica para solucionar los problemas derivados del trabajo multitarea, sí que deberíamos reflexionar en el momento de adoptar un sistema informático en nuestra organización sobre si el resultado de su implantación aumenta la eficiencia de la informática o la de los procesos.
