La voluntad de mejora de una empresa habitualmente requiere de cambios estructurales que afectan a toda la organización, una Transformación Lean. No se trata de pequeñas adaptaciones o de acciones menores. Todo lo contrario. Es preciso modificar las estructuras internas de la organización hasta sus cimientos para reescribir los principios de funcionamiento.
En todos los casos se trata de cambios de gran magnitud: es preciso comprender que los procesos obtienen resultados pobres porque su diseño les lleva a conseguir estos resultados: su configuración no les da alternativa a obtener un rendimiento superior al que obtienen. En estos casos, no importa quien sea la persona que lidere el proceso ni el equipo que deba ejecutarlo. El rendimiento final siempre es mediocre y los resultados no satisfacen las expectativas. Es un problema que afecta a toda la organización de manera global.
Ante situaciones de esta índole no es razonable plantear un proceso de mejora dirigido a la implantación de soluciones puntuales para cada problema. Cuando la problemática es global, la única manera de conseguir cambios sostenibles en el rendimiento de la organización es por la vía de un rediseño de los sistemas de trabajo. En otras palabras y utilizando la cita ampliamente conocida de A.Einstein, no se pueden esperar resultados diferentes si se sigue haciendo lo mismo.
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El rediseño de los sistemas de trabajo consiste en la aplicación de una metodología paso a paso y de manera disciplinada dirigida a la construcción de las nuevas estructuras de la organización. Se trata de una metodología que podemos dividir en dos fases claramente diferenciadas: inicialmente, una primera fase de diagnóstico, dirigida a evaluar el estado actual de la organización al mismo tiempo que se identifican sus carencias.
En una segunda fase, es preciso realizar un ejercicio de diseño, dirigido a la definición de los sistemas de trabajo adecuados para alcanzar los objetivos de la compañía que acaba en una hoja de ruta de la mejora de transformación lean.
Diagnóstico de los sistemas organizativos.
El diagnóstico consiste en evaluar las capacidades que tiene una determinada organización para alcanzar una meta predefinida. Por este motivo, antes de realizar este ejercicio, es necesario especificar los objetivos a conseguir. A priori, los sistemas de trabajo de una organización no son ni buenos ni malos si no se evalúan respecto a un objetivo determinado.
Es por ello que, el primer paso consiste en determinar las necesidades que debe satisfacer la organización y comparar estos objetivos con los resultados que se han conseguido hasta el momento de la evaluación, con los sistemas de partida. La diferencia entre este estado inicial y el estado futuro, constituye el objetivo de todo el proceso de redefinición de sistemas que se debe alcanzar con el plan de transformación ‘lean’ implantado.
A continuación, una vez se han detallado los objetivos, es preciso evaluar la organización desde una óptica global. Para conseguir este objetivo, es aconsejable valorar la contribución de cada uno de los sistemas actuales al resultado final:
- Propósito: Despliegue de objetivos, desarrollo estrategia, gestión del cambio…
- Proceso: Estructura organizativa, roles, responsabilidades, gestión del rendimiento…
- Personas: Sistemas de reclutamiento e incorporación del personal, reconocimiento, recompensa, desarrollo capacidades y carrera…
- Problemas: Toma de decisiones, mejora continua, innovación…
Cada uno de ellos contribuye de algún modo a conseguir unos resultados determinados. Por lo tanto, si los resultados conseguidos difieren del objetivo es necesario comprender la relación de causalidad que existe entre estos resultados y los sistemas de trabajo.
Diseño de sistemas.
Una vez se dispone de una visión clara respecto a cómo contribuye cada uno de estos sistemas en la consecución de los resultados de la organización, es posible iniciar un ejercicio de diseño de los nuevos sistemas de trabajo. En este punto, el equipo responsable de redefinir la organización deberá redactar una hoja de ruta que incorpore cada una de las acciones de transformación.
Road-map.
El diagnóstico y diseño de sistemas culmina en un plan de transición. Se trata de una hoja de ruta que detalla los pasos a seguir para implantar las nuevas estructuras de trabajo. A lo largo de esta transición se deben implantar las herramientas y metodologías que se consideren necesarias para redefinir los sistemas organizativos, de modo que se adecuen las necesidades de la compañía.
De acuerdo a este planteamiento las herramientas y metodologías de mejora solo sirven cuando se utilizan de forma adecuada y con el fin de excavar en la organización hasta las raíces de los problemas de forma que se pueda sacar a la luz las causas que se ocultan bajo la superficie, el proceso que lo genera y, en definitiva, las estructuras de gestión y liderazgo que lo mantienen vivo.
