Cuelgo el teléfono después de hablar con un responsable de Mejora Continua y uno de los temas de conversación ha sido que, lamentablemente, algunas de las actividades internas realizadas aparece que no se mantienen en el tiempo.
Esfuerzos en la implantación de Procesos
No es la primera vez que lo escucho por boca de algún responsable de Mejora o Lean Manager. Se invierten grandes esfuerzos en el estudio, el desarrollo y la implantación de nuevos procesos, nuevos métodos de trabajo, nuevas sistemáticas pero cuando se deja en manos del área, al primer problema, o a veces sin esperar al primer problema, el personal vuelve al sistema de trabajo antiguo.
Extrayendo algunas posibles causas podríamos encontrar:
- El diseño, las soluciones propuestas/implantadas no eran buenas o no tuvieron en cuenta algunos aspectos que se han demostrado fundamentales para la realización de la actividad del día a día. Esto ha motivado que se vuelva al proceso tal y como se realizaba previamente a la mejora planteada.
- No se ha implicado suficiente al personal del área, proceso, lugar de trabajo, etc. donde se ha planteado o realizado la mejora. Las soluciones son vistas como algo ajeno a ellos, impuestas en algunos casos, y, por lo tanto, no sienten ningún interés en ayudar a que se conviertan en el nuevo sistema de trabajo.
- No se ha implicado suficiente a la estructura de mando asociada. Los mandos intermedios han colaborado en la mejora, ya sea en su definición y/o implantación pero cuando se les ha dejado en sus manos el nuevo proceso, la nueva manera de hacer las cosas, no han podido, sabido o querido mantenerlo.
- Dirección no ha dado el apoyo suficiente para la realización de la mejora. Cuando se han planteado las mejoras no ha facilitado los medios suficientes, ya sea en forma de disponibilidad de personal o de inversión de bajo coste necesaria.
- Dirección no ha dado el ejemplo ni el apoyo para mantener lo conseguido. Una vez puesto en marcha, ha sido el primero en deslegitimar las nuevas reglas del juego por lo que este mal ejemplo sirve de base para no seguir el nuevo estándar de trabajo.
¿Qué sí han hecho algunas empresas para asegurar el éxito de las mejoras implantadas?
- Que sea una mejora que impacte en los resultados o indicadores (KPI’s) de la empresa. Que sea una necesidad prioritaria.
- Contar con un buen soporte técnico, ya sea interno o externo, con experiencia para la definición, implantación y estandarización del proceso de la mejora.
- Implicar desde el inicio a trabajadores y mandos en los cambios a realizar.
- Facilitar los medios para la realización de las mejoras.
- Estandarizar los nuevos procesos u operaciones.
- Informar y formar a los implicados en el nuevo proceso de los cambios realizados y los nuevos métodos de trabajo.
- Realizar un seguimiento del cumplimiento por parte del personal del área de lo planteado y de los resultados obtenidos. Valorar si realmente las acciones están teniendo la efectividad esperada y si tienen el reflejo esperado en los indicadores clave definidos (KPI’s).
- Ser consecuentes a nivel directivo con los nuevos procesos y métodos de trabajo para tener la paciencia y constancia de sobrellevar los ajustes finos que falten por realizar e incluso, que algunos cambios no funcionen como era de esperar.
Los pasos a seguir son asequibles, conocidos, pero hay que tener la disciplina de seguirlos para llegar al éxito.
