Hace unos días leí un interesante artículo en el diario ‘El País’, bajo el título «Salve a su empresa del mal de la reunionitis», firmado por Josep Garriga.
Vamos a partir de la base de que las reuniones son absolutamente necesarias, que son una herramienta básica en la coordinación y organización de la empresa y que sirven como punto de encuentro y de debate entre las personas que configuran la compañía o el proyecto correspondiente.
Abuso de reuniones
Lo que suele ocurrir, es que en muchos casos, el abuso de las reuniones es lo que impera en muchas entidades. En mi caso, sin ir más lejos, cuando colaboré con la firma japonesa Sharp, «aprendí» lo que era una reunión, puesto que en los años que estuve en la empresa, tener una reunión de 8 horas seguidas u 8 reuniones en un día, eran prácticas habituales. El exceso era tal, que algunos días, tu jornada laboral empezaba a las 8 pm… En esa época vi dormirse a compañeros durante la reunión y aprendí a trabajar en paralelo mientras se realizaba la reunión, desarrollando una habilidad como es la de tener un oído puesto en el transcurso de la misma, para contestar cuando me tocaba hacerlo.
Como casi siempre, las herramientas, las metodologías, los medios, son neutrales y asépticos, lo que los hace malos e incluso aborrecibles, es la manera cómo los utilizamos. Una reunión es fundamental, un exceso de reuniones es lamentable.
En el artículo citado se comenta que en una encuesta realizada a los empleados de una consultora de nivel mundial, la primera queja fue el exceso de reuniones, la ‘reunionitis’.
«Mediante esta mala práctica, se intenta acreditar un trabajo que no se hace; ciertas dinámicas asamblearias para justificar la toma de decisiones, cuando estas ya han sido tomadas; o para delegar ciertas funciones, a pesar de la escasa confianza depositada en ciertas personas», comenta Esther Sánchez, profesora de ESADE.
Los manuales al uso sobre reuniones, establecen los siguientes temas a tener en cuenta, cuando queremos convocar una reunión.
Recursos a tener en cuenta en las reuniones
- Preguntarse si es imprescindible su celebración.
- Establecer los objetivos que se persiguen.
- Planificar la reunión: número de personas precisas, orden del día y horario estricto de inicio y finalización.
- Preparar previamente la reunión, informando a todos los participantes.
«Una reunión bien gestionada, bien planificada, con un orden del día no muy denso, se puede ventilar en menos de una hora», incide Esther Sánchez.
Permitidme la analogía con la metodología del workshop, un tipo de encuentro que persigue unos objetivos concretos y delimitados, con un número reducido de integrantes, y con una agenda predefinida.
Para finalizar, la foto que ilustra el presente post es la de un tiempo muerto de un partido de baloncesto. Podríamos establecerlo como un paradigma de reunión: alguien lo convoca (el entrenador), se comunican temas concretos (el entrenador), asisten todos los interesados (los jugadores y técnicos), corroboran el mensaje transmitido (los jugadores), y todo ello lo hacen en un minuto. No está nada mal.
El morning meeting que realizan algunas empresas, es un ejemplo de reunión eficiente, que sirve para hacer un update de la situación de la planta, del departamento, de la sección, etc. en un tiempo limitado y tremendamente productivo.
