El otro día hablaba con otra consultora en Lean Six Sigma sobre un proyecto que desarrolló para el sector público. Dicho proyecto, tenía como principal objetivo reducir el Lead Time de un proceso entre que se presentaba una solicitud hasta que finalmente se recibía el OK. Mi sorpresa fue cuando me dijo que el proceso inicial duraba aproximadamente 280 días, frente a 40-50 días que otras administraciones eran capaces de entregar.
Reduciendo el Lead Time
Viendo estos resultados, el objetivo principal estaba claro, reducir drasticamente el Lead Time del proceso.
Tras un período de análisis de datos e implantación de cambios, pasaron a tener un lead time total cercano a los 30 días teniendo en cuenta la gran cantidad de soluciones informáticas que aplicaron. Todo un éxito de proyecto!
Mi preguntas tras dicha sustancial mejora fue, ¿estimasteis cual hubiese sido el lead time sin haber implantado soluciones informáticas? Y su respuesta, fue alrededor de 90 días. La magia del lean está presente en este ejemplo. El lean mejoró un 80% del proceso, frente a las soluciones IT que aportaron el otro 20% de la mejora.
La ayuda de las Soluciones IT
Es obvio que la tecnología y las soluciones informáticas han ayudado y mucho, a la mejora en la gestión de procesos y a la gestión en general; pero las debemos considerar como un extra a nuestro proyecto Lean y no como la base por varias razones:
- El timing del proyecto se alarga.
- A extenderse en el tiempo los proyectos, se tiende a perder el objetivo principal del mismo.
- Los costes del proyecto se incrementan considerablemente.
- Los cambios de software tienen un fuerte impacto en la organización que puede generar rechazos si este es difícil de usar.
Cuando iniciamos un proyecto y todos los problemas los destinamos al departamento de informática, con excusas como: “es que me iría mejor una pestaña para…”; “un nuevo software sería ideal.”; “se me cuelga constantemente…”; “con este sistema no puede sacar los datos…”, etc. Al final lo único que estamos haciendo es culpabilizar a los demás y no querer formar parte de la solución al problema (tendemos a barrer hacia casa del vecino).
Lean por delante
Nuestra opinión al respecto es clara, el Lean va por delante de todo; antes que invertir dinero en soluciones tecnológicas, primero es necesario optimizarse uno mismo, eliminar mudas y actividades sin valor. Una vez seamos una organización eficaz y eficiente, entonces volvemos a iniciar una actividad Lean para continuar mejorando y optimizar nuestros procesos. Solamente después de haberlo hecho dos veces, podemos hacerlo una tercera vez… y así sucesivamente.
¿Os habéis dado cuenta de cuando aplicamos nosotros la IT TOOL para mejorar un proceso?
