Cuando una organización empieza a andar los primeros pasos de la mejora continua uno de los hitos habituales con los que se encuentra es el primer ‘workshop’ o taller de mejora. Un taller es una actividad de mejora en la que participa un equipo multidisciplinar con unos objetivos determinados a conseguir a lo largo de una semana.
Para asegurar el éxito de estas actividades, hay un trabajo previo de definición del problema, los objetivos, el alcance y el equipo implicado. En toda esta definición participan habitualmente tanto los facilitadores del taller como los responsables del proceso en el que se va a trabajar. Del mismo modo, al finalizar la semana de taller, hay una serie de acciones que no se han cerrado completamente y que el responsable del proceso asume como propias para su cierre definitivo. Con posterioridad a este cierre, tanto los facilitadores como los responsables del taller deberán mantener reuniones periódicas hasta confirmar los resultados obtenidos.
En definitiva, el marco de desarrollo para toda la actividad de mejora, desde su definición hasta su cierre definitivo no debería superar los 90 días, entendiendo que, en este plazo se incluye una fase de preparación, una de taller y una última de seguimiento y conclusión de la actividad.
Objetivo de un taller de mejora: crear hábito.
En la mayoría de empresas que afrontan su primer taller, este formato de 90 días resulta, como mínimo sorprendente: ¿dependerá de la actividad a desarrollar? ¿o quizás, de lo ambiciosos que sean los objetivos de mejora? Preguntan habitualmente. Lo cierto es que no. En este tipo de actividades la constante es el marco temporal mientras que las variables son los objetivos de mejora y el alcance de la actividad. En caso de afrontar un problema que entrañe una alta complejidad, siempre será mejor dividirlo para afrontarlo desde diferentes actividades que optar por la planificación de un ‘macro taller’ de mejora.
Las razones de este enfoque son claras e innegociables: el principal objetivo del taller de mejora consiste en ‘crear hábito’, acostumbrar al personal a desarrollar una cultura de mejora. Para ello, es mejor trabajar en un gran número de actividades que siguen una metodología y un marco temporal común que plantear grandes proyectos de mejora.
Recordemos que, en el entorno de la mejora continua, Toyota huye de los grandes proyectos por considerar que contienen un elevado nivel de incertidumbre tanto en plazos como en resultados.
Por lo tanto y volviendo a la empresa que se encuentra en el momento de planificar una primera actividad de mejora, uno de los errores habituales consiste en ampliar el alcance de la actividad como si quisiéramos resolver todos los problemas de la organización en un único taller de mejora. El éxito se encuentra en la capacidad de repetir con constancia las actividades de mejora más que en los resultados obtenidos de una de ellas.
