¿Qué es la Mejora Continua?
La Mejora Continua es el proceso por el cual las empresas y organizaciones emprenden el camino hacia la excelencia, en todos sus procesos y áreas de trabajo. Partiendo de la base de que todo aquello que se hace en una compañía es susceptible de ser mejorado, de manera rápida y a lo largo del tiempo.
El concepto de la Mejora Continua se deriva de la palabra japonesa Kaizen, que viene a significar el cambio hacia una mejor situación. También podríamos definir Mejora Continua como Mejora Progresiva. Extremo que, en los países de habla inglesa, definen como Continual Improvement, sinónimo con matices, de la más conocida, Continuous Improvement (CI). Por tanto, debe contemplarse el concepto de continuidad y el de progresividad.
Kaizen y la Mejora Progresiva.
Debemos diferenciar el Kaizen, desde el punto de vista de filosofía o sistema en el que se busca eliminar de manera radical todo aquello que no aporta valor, y por tanto, dotar de una mayor valor añadido a todo lo que se hace. Y, por otro lado, el Kaizen como herramienta que permite llevar a cabo las dinámicas de Mejora Continua, a través del Taller, Evento o Workshop Kaizen.
Por último, hacer mención a los sistemas de calidad tan en boga hace unos años, como lo son todos los que tienen que ver con las normas ISO. Es cierto que es mejor tener un sistema ISO que no tener nada, pero siempre que el espíritu de la Mejora Continua avanzada, impregne el espíritu de la norma certificada. SI no lo consigue, el proceso y el resultado de la certificación será muy pobre o nulo.
¿Por qué implantar la Mejora Continua?
La necesidad de ser más competitivos, es la razón básica para tomar la decisión de implantar la Mejora Continua en la empresa.
La competitividad de la empresa tiene dos ejes vertebradores. El primero, la satisfacción de los clientes; para conseguir aumentar la cifra de ventas, de manera sostenida, a largo plazo. Y el segundo, la rentabilidad del negocio; sustentada en el beneficio obtenido, tras considerar los ingresos, los gastos y la inversión necesaria.
La Mejora Continua puede ayudar de manera decidida a mejorar la trilogía QCD (Quality, Cost & Delivery) (Calidad, Coste y Servicio), y de manera consecuente, incrementar la competitividad de la organización. La metáfora descrita en el libro «The Gold Mine», de Michael y Freddy Ballé, viene a demostrar la necesidad de aplicar la Mejora Continua, en su versión lean, para conseguir ese «oro» que hay en todas y cada una de las empresas, por pequeñas o grandes que sean.
A modo de ejemplo, cabe pensar en la inflación que en mayor o menor medida se da cada año. Si no se organiza una sistemática de Mejora Continua, la rentabilidad irá menguando, a la vez que lo hace la competitividad. Conseguir reducir los costes en un porcentaje de dos dígitos, durante cada ejercicio, es una obligación de los directivos de hoy en día.
¿Dónde aplicar la Mejora Continua?
La Mejora Continua puede aplicarse en cualquier proceso o área; de cualquier tipo de empresa, de cualquier sector empresarial. Todas las organizaciones deben mejorar de manera constante sus actividades, para obtener el alto rendimiento necesario y la competitividad comentada.
Es habitual iniciar la hoja de ruta por las áreas o procesos más operativos; porque ahí se materializa el producto o servicio. Por lo que iniciar en Producción, Logística, Mantenimiento, Ingeniería, etc. es muy habitual e incluso conveniente.
Lo que no es óbice para que la Mejora Continua, pueda aplicarse en las áreas o procesos comerciales (Marketing, Ventas, Posventa, etc.), en las de innovación (I+D, Oficina Técnica, etc.) o en las de la administración (Contabilidad, Finanzas, Controlling, Tesorería, Recursos Humanos; etc.)
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Conviértanse en una Organización Exponencial! →¿Cuándo poner en marcha la Mejora Continua?
Cuanto antes es tarde, como diría el adagio. No debe esperarse ni demorarse a empezar un proceso de Mejora Continua, porque las oportunidades de mejora son enormes. En caso de que no se sepa por dónde y cómo iniciar el proceso, debe utilizarse a expertos en el tema, ya sean de la propia empresa o de una consultoría externa, experta en el tema, para analizar conjuntamente dichas oportunidades; avanzar juntos en el proceso de implementación, y acompañar en la continuidad del mismo, hasta que sea suficientemente autónoma, para continuar el camino en solitario.
Cabe recordar que vale más el diez por ciento de algo que el cien por cien de nada. Por lo que esperar a iniciar el proceso, cuando todo sea “perfecto”, puede llevar a que no se haga nada y, obviamente, no llegue ningún tipo de resultado.
¿Cómo implementar la Mejora Continua?
Es primordial disponer de una estrategia de implantación, sustentada por una hoja de ruta (road-map) y unas políticas de despliegue de dichas estrategias y de los objetivos definidos (hoshin-kanri).
Ambas dinámicas darán pie a la realización de dos tipos de procesos: 1) el de transformación, actividad basada en el trabajo diario que debe hacerse en el gemba correspondiente, con visión a largo plazo; 2) el de aceleración, actividad basada en la herramienta del evento o taller Kaizen, con visión a corto plazo y con una carácter tremendamente intensivo y rápido. La mezcla de ambos procesos, dará lugar a un sistema de Mejora Continua robusto y estable. En caso contrario, el proceso se debilitará, por la falta de la confluencia de los dos tipos de actividades a realizar.
¿Quién debe participar en la Mejora Continua?
Todos los miembros de la organización, Desde la dirección de la compañía, hasta los colaboradores del escalafón básico de la misma. No habrá Mejora Continua avanzada, o no triunfará, sin enrolar a todas y cada una de las personas de la empresa.
El rol de los directivos es el de establecer las estrategias, marcar objetivos y dotar de recursos el nuevo sistema de Mejora Continua, con una clara información top-down. Mientras que el resto de empleados, deberán conseguir que dicha estrategia se convierte en algo tangible, y que ascienda en la organización, bottom-up, para validar que los resultados obtenidos van en consonancia con las necesidades de la propia organización y la estrategia establecida.
Trabajar con el talento de las personas y con el debido liderazgo de los directivos, es absolutamente necesario y muy rentable.
¿Cuántas actividades de Mejora Continua han de realizarse?
Esta es una de las más preguntas más interesantes que realizan las empresas. Y la hacen, en la mayoría de los casos, porque no han interiorizado que la Mejora Continua es una parte más del trabajo habitual a realizar. La ven como un añadido a su quehacer diario, que viene a molestar, más que a ayudar. Craso error.
Si una organización quiere convertirse en una de categoría mundial (World Class Company), en una Organización de Alto Rendimiento (HPO: High Performance Organization) estará obligada a realizar una serie de workshops Kaizen anuales, que de acuerdo con los estudios realizados es el número resultante de dividir el número de personas que conforman la empresa, entre diez. Es decir, si una empresa dispone de 120 empleados, deberás realizar un evento Kaizen cada mes, como promedio. Si fueran 240 los empleados, el doble de lo anterior, o sea, un workshop cada quince días.
Entiendo que pueda “asustar” el número de talleres Kaizen a realizar, que es potestad de los directivos de la compañía, pero si uno quiere ser el mejor, tiene que entrenar de manera constante y, además, hacerse servir de la consultoría especializada, no sólo para saber qué hacer, sino cómo llevarlo a buen puerto.
Sin olvidar, en absoluto, las connotaciones económicas que ello conlleva. Ya sean los honorarios de los consultores externos (o los internos); el coste de oportunidad del tiempo invertido en las actividades, por parte del equipo puesto a disposición de la acción consultora, y otros costes menores que puedan darse para el desarrollo de las actividades Kaizen. En cualquier caso son actividades muy rentables; el importe que debe preverse, estará muy lejos de las grandes inversiones que se realizan en instalaciones, maquinarias y softwares, que no siempre tienen claro el retorno de la inversión.
