Oportunidad de mejora de la calidad
En muchas actividades la gestión que realizan los proveedores a nivel de la calidad o servicio que ofrecen es objeto de crítica ya que suele tener una gran afectación en el Gemba. Es por eso que en casi el 100% de las actividades aparecen oportunidades de mejora (muda) asociados a los proveedores, sus productos, la calidad de los mismos y la calidad del servicio. Estas oportunidades de mejora surgen en forma de quejas continuadas de la gente del Gemba muchas veces con una gran dosis de desconocimiento:
1. Se desconocen los acuerdos comerciales que se tiene con nuestra empresa.
Por poner un ejemplo podemos quejarnos de la mala calidad de un material, plazos de entrega muy grandes o de la gran cantidad de material que traen cada vez, etc. pero puede ser a causa de una decisión de nuestra empresa de abaratar los costes de compra.
2. Se desconocen los problemas que transmitimos a nuestros proveedores.
Podemos quejarnos del mal servicio con que nos sirven nuestros proveedores pero puede ser debido en parte a la poca estabilidad (gran variabilidad) con que les hacemos llegar la información de lo que necesitamos y la calidad de la misma. “1.000 piezas para el martes que viene”; “no, mejor 500 y para el lunes”; “olvida lo anterior y 2.000 unidades para mañana a primera hora”. A veces nuestros proveedores bastante tienen con no volverse locos de remate.
3. Paradigma existente.
En algunos casos hay una relación de compra con un proveedor desde hace mucho tiempo en el que se han mantenido una serie de condiciones: características del producto, frecuencia de entrega, cantidades mínimas, … que no han cambiado en el tiempo.
La mejora de los dos primeros entrarían dentro de nuestra responsabilidad y es sobre el tercer punto sobre el este post quiere poner el foco.
Este punto del paradigma habitual de funcionamiento con el proveedor es el que provoca, en algunos casos, que cueste el plantear cambiar las reglas del juego con el proveedor hasta llegar a escuchar frases como “No le haremos esto a nuestro proveedor”, la habitual de “Esto que proponéis es imposible”, la siniestra “Esto seguro que nos cuesta más dinero”
Por un lado parece como si tuviéramos que cuidar más a nuestros proveedores que a nosotros mismos. Nos hemos llegado a encontrar con la situación de alguna empresa que, ante externalización parcial de la producción, era más exigente en cuanto a la calidad, productividad o servicio de su propia gente que con el proveedor.
Out of the Box
Por otro lado parece que sea una herejía consultar cosas con los proveedores, aparecen “defensores” de los proveedores que los defienden a capa y espada sin tratar de pensar “out of the box” y plantear nuevas posibilidades que incluso puedan ser win-win con los proveedores.
En la mayoría de veces hay que hacer el esfuerzo para que, por lo menos, hagamos la consulta de la propuesta de mejora que se plantea a nuestro proveedor a ver cómo reacciona y qué nos plantea.
En una empresa recuerdo la imposibilidad de realizar un cambio en el embalaje que enviaba el proveedor que facilitaría significativamente el trabajo en la empresa cliente y el espacio ocupado. Después de las resistencias comentadas inicialmente conseguimos que se hiciera una llamada al proveedor (previa dura negociación con la persona interna que lo acabó haciendo como un favor al grupo). El resultado fue que lo que se estaba pidiendo ya era de común uso con el resto de clientes del proveedor pero “como no lo habíamos pedido…” y además se mantenía el precio de compra.
Como resumen no “mimemos” más a nuestros proveedores, por mucha relación que tengamos, que a nuestra propia empresa, aunque tengamos en cuenta los problemas que le generamos nosotros mismos, y tengamos la capacidad de pedir alternativas a nuestros proveedores respecto a alguna característica del servicio que nos ofrecen y luego evaluamos el coste-beneficio del potencial cambio a realizar antes de tomar ninguna decisión.
